Hybride Veranstaltungen – Zukunft der Eventbranche?

Konferenzen und Kongresse sind ein zentrales Instrument, um Erfahrungen auszutauschen, Wissen zu teilen und Netzwerke zu knüpfen. Präsenz-Veranstaltungen sind in Zeiten von Corona aber nicht möglich und eine vollständige Rückkehr zur Normalität unwahrscheinlich. Spätestens seit Beginn der Pandemie müssen Veranstalter umdenken. Viele sind bereits auf virtuelle Veranstaltungen umgestiegen und lassen ihr Programm im digitalen Raum stattfinden. Aber es gibt auch eine Lösung, die lokale und virtuelle Events vereint und eine hervorragende Perspektive für die Zukunft lokaler Veranstaltungen bietet: Hybride Veranstaltungen.

Mehr Flexibilität – weniger Aufwand – geringerer Kosten

Der wesentliche Unterschied von hybriden Veranstaltungen im Vergleich zu rein lokalen Events besteht darin, dass die Inhalte nicht ausschließlich real an einem physischen Ort sondern parallel auch virtuell im Web präsentiert werden. Alle Teilnehmer können völlig ortsungebunden an der Messe oder dem Event teilnehmen und sich daran beteiligen – egal ob vor Ort oder virtuell. Großer Vorteil für die virtuellen Teilnehmer: lange Anreise und hohe Übernachtungskosten bleiben ihnen erspart.

Die Nutzung von Livestreams im Rahmen hybrider Veranstaltungen eröffnet sowohl Veranstaltern als auch Teilnehmern ganz neue Möglichkeiten. So können Teilnehmer, die bedingt durch lange Anfahrtswege eine Teilnahme zeitlich nicht hätten einrichten können, virtuell der Veranstaltung beiwohnen. Umgekehrt erweitert sich der Einzugsradius der Veranstalter enorm. Mit einer Live-Übertragung oder Bereitstellung der Video-Inhalte kann ein zweites Publikum angesprochen und so die Teilnehmerliste erweitert werden. Mit einem Videoangebot könnten diese Personen von überall auf der Welt, digital an dem Event teilnehmen.

Aber auch lokale Veranstaltungen kommen um digitale Elemente heute auch nicht mehr herum. Die modernen Tools der Kommunikation unserer Zeit fließen selbstverständlich auch in den Eventbereich ein. Im Gegenteil, die Teilnehmer erwarten heute eine ansprechende digitale Kommunikation, auch bei einem lokalen Event.

Die digitalen Tools, die eine lokale Veranstaltung flankieren können, geben dem Veranstalter die Möglichkeit, Informationen nicht nur mit einem weltweiten Publikum zu teilen, sondern durch clevere Verlinkungen den User direkt auf weiterführende Informationen zu lotsen, die sehr konkret auf die Zielgruppe zugeschnitten und angereichert mit Videos und Bildmaterial leicht erfassbar sind.

Um lokale wie virtuellen Teilnehmer stärker einzubinden empfiehlt sich beispielsweise ein Event-Hashtag, der die Teilnehmer zum Kommentieren anregt. Animieren Sie das Teilen von Bildern im Zusammenhang mit der Veranstaltung. So geben Sie allen Teilnehmer das Gefühl, Teil einer Gemeinschaft zu sein.

Professionelles Livestreaming steigert den Erfolg

Livestreaming bietet Veranstaltern gigantische Möglichkeiten die eigene Reichweite zu vergrößern, Event-Inhalte mehrfach zu verwenden und zusätzliche Potenziale zur Monetarisierung zu erschließen.

Vorteil 1: Die Konferenzvideos sind monetarisierbar

Die gestreamten und dabei aufgenommenen Inhalte können zu Marketingzwecke genutzt werden. Ganze Programmpunkte oder einzelne Ausschnitte können über Social Media verteilt werden, um potenzielle Teilnehmer anzusprechen. Sie schaffen Anreize für potentielle neue Teilnehmer. Je nach Inhalt können die Aufnahmen auch auf der Webseite oder in einem Blog veröffentlicht werden oder den Teilnehmern anstatt einer Präsentation mitgeben werden.

Vorteil 2: Live dabei sein, wer nicht vor Ort dabei sein kann.

Ein Livestream hat etwas Vergängliches und ist trotzdem exklusiv. Ein Livestream vermittelt das Gefühl, direkt dabei zu sein, selbst wenn man nicht vor Ort auf der Veranstaltung sein kann.

Vorteil 3: Verbindung zum Publikum stärken

Zuschauer fühlen sich beim Livestream stärker eingebunden als bei einem aufgenommenen Video. Die emotionale Beteiligung beim Live-Zuschauen führt dazu, dass das Gehörte und Gesehene sich noch dauerhafter einprägt.

Vorteil 4: Direkter Kontakt mit dem Zuschauer

Mit einer Chat-Funktion über eine mobile App können Zuschauer Fragen stellen und diese direkt im Livestream beantwortet bekommen – also persönlich angesprochen werden. Das stärkt die Bindung und der Zuschauer fühlt sich wertgeschätzt. Letztlich wird das Image eines Unternehmens dadurch noch mehr gestärkt.

Vorteil 5: Überschaubare Kosten und Aufwand

Je nach Übertragungsweg, Technik und Personal kann heutzutage ein Livestream bereits sehr kostengünstig umgesetzt werden. Die Livestream-Kosten halten sich im Verhältnis zu den Gesamtkosten eines Events niedrig, können für Sie aber einen großen Ertrag generieren.

Vernetzung und Verbindung während virtuellen Events

Eine mobile Event-App für iOS und Android kann virtuelle wie reale Teilnehmer verbinden und z.B. Kommentar- und Feedback-Funktionen und die Möglichkeit einer Live-Abstimmung anbieten sowie ein Chatsystem bereitstellen. Wichtig dabei ist, dass man diese Möglichkeiten des Networking gut kommuniziert und die Teilnehmer ermutigt, sich virtuell zu verabreden.

Chatten in der Event-App

Mobile Event-Apps sind für persönliche Veranstaltungen genauso wichtig wie für Virtuelle. Sobald sich die Teilnehmer über die App verbinden, können sie miteinander, mit Ausstellern und mit Sponsoren chatten – ganz ohne die Kontaktdaten der anderen Teilnehmer zu kennen. Mit einer Messaging-Funktion können sich die Teilnehmer in der mobilen Anwendung virtuell treffen aber auch persönliche Gesprächstermine vereinbaren.

Engagement der Teilnehmer bei virtuelle Events

Veranstaltungen leben vom Engagement der Teilnehmer. Daher sollte allen Teilnehmern möglichst viele Gelegenheiten hierfür geboten werden sich einzubringen, damit jeder sich abgeholt fühlt und alle maximal motiviert werden, selbst aktiv zu werden, statt nur online zu konsumieren. Beispielsweise mit Live-Fragen und -Antworten, mit denen die Teilnehmer aktiv einbezogen werden, anstatt stundenlang vor dem Bildschirm zu sitzen und sich Inhalte anzuhören. Die Veranstaltungs-App der Online Software basierend auf der Softwareplattform PRESTIGEenterprise  beispielsweise bietet hierfür passende Module an.

Feedback zum Event

Veranstaltungs-Feedback ist bei virtuellen wie lokalen Events entscheidend für die Planung nachfolgender Veranstaltungen. Bei lokalen Events können Reaktionen anhand der Äußerungen von Teilnehmern eingefangen werden aber auch hier wird die digitale Feedbackabfrage in der App zunehmend wichtiger. Teilnehmer können mit einer Push-Nachricht auf das Smartphone zusätzlich motiviert werden, Feedback zu geben und sind mit diesem komfortablen Tool auch eher bereit eine Beurteilung abzugeben. Zudem regen Präsentationsdownloads und Bilder, die nach der Veranstaltung in die App gestellt werden, die weitere Verwendung der mobilen Veranstaltungs-App an. Auch in diesem aufmerksamkeitsstarken Zusammenhang kann nochmals um Feedback gebeten werden.

Verlinkungen & Aktualität in der Event-App

In der einfach bedienbaren, intuitiv gestalteten mobile App-Plattform von PRESTIGEenterprise können alle Informationen und natürlich auch alle Links jederzeit aktualisiert, neu hinzugefügt oder gelöscht werden. Diese Informationen werden in der App dann automatisch aktualisiert, so dass den Teilnehmern stets die aktuellsten Informationen zur Verfügung stehen. Agenden mit weiterführenden Links zum Programm oder den Sessions stellen den Teilnehmern zusätzliche Informationen in Sekundenschnelle zur Verfügung.

Individuelle Agenda

Schränken Sie Ihre Teilnehmer nicht durch eine festgelegte Agenda ein, sondern geben Sie ihnen die Möglichkeit sich in der Event-App ihre personalisierte Agenda zusammenzustellen. Hierbei wählen die Teilnehmer aus, welche Sessions sie ihrem Zeitplan hinzufügen möchten. Die Teilnehmer können dann in der App zwischen dem kompletten Programm und ihrer persönlichen Auswahl wechseln. Bereits während der Registrierung ausgewählte Sessions können ganz einfach in die App synchronisiert werden. Sie als Planer sammeln dadurch Daten über die Popularität der einzelnen Sessions und über das Engagement der Teilnehmer.

Interaktive Karten

Machen Sie es Ihren Teilnehmern einfach, sich in ihrem Event zurechtzufinden. Interaktive Karten und Lagepläne zeigen nicht nur die Orte der Sessions und Abendveranstaltungen bei lokalen Events, sondern können auch zu in den Vorträgen empfohlenen Locations, verlinkt werden.