Hybride Events – Zukunft der Veranstaltungsbranche

Symbiose realer und digitaler Veranstaltungen

Bei einem hybriden Event wird eine Präsenzveranstaltung per Live-Stream ins Internet übertragen. Damit eröffnet man Interessierten die Möglichkeit auch virtuell teilzunehmen und bietet so den Teilnehmern einerseits die komfortable Möglichkeit von überall auf der Welt teilzuhaben, wenn Reisebudget und Zeitkontingent eine reale Teilnahme erschweren, und erweitert zum anderen den Kreis der potentiellen Teilnehmer. Hybride Events sind auch aufgrund der Geschehnisse im Jahr 2020 eindeutig ein Modell der Zukunft.

Eine hybride Veranstaltung ermöglicht mit dem virtuellen Part den Teilnehmenden, sowohl physisch als auch digital anwesend zu sein – weltweit und interaktiv per Notebook, Tablet oder Smartphone. Damit verbinden hybride Events das Beste aus zwei Welten: Der digitalen und der realen Veranstaltungswelten. Veranstalter können sich schon heute mit einer Event-Software ausrüsten, die für hybride Events das beste Framework bietet.

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Präsentveranstalter müssen für hybride Veranstaltungen umdenken

Konferenzen und Kongresse sind ein zentrales Instrument, um Erfahrungen auszutauschen, Wissen zu teilen und Netzwerke zu knüpfen. Aber spätestens seit der Corona-Pandemie müssen Veranstalter umdenken und reale Veranstaltungen neu definieren. Frische Konzepte für Business-Events sind gefragt, die den Eventcharakter eines Live-Erlebnisses vermitteln und gleichzeitig Personen mit gemeinsamen Interessen zusammenbringen, selbst wenn diese physisch nicht vor Ort sein können.

Wie können Sie als Veranstalter mit einem hybriden Event ihre Teilnehmenden besser informieren, mehr motivieren und stärker beteiligen und mit welchen Lösungen können Sie die neuen Herausforderungen im Eventmarketing erfolgreich meistern?

Die Besonderheiten eines hybriden Events

Ein hybrides Event verbindet herkömmliche Wege der Eventplanung und –durchführung mit dem Einsatz von digitalen Kommunikationsinstrumenten. Diese lassen sich in alle Phasen des Events integrieren. So können Teilnehmer schon im Vorfeld beispielsweise durch die Mitgestaltung der Inhalte oder das Abfragen von Wünschen via App eingebunden werden. Während des Events lassen sich u.a. die sozialen Medien aber auch Apps sehr gut dazu nutzen, Teilnehmenden zusätzliche Informationen zu vermitteln, sich untereinander auszutauschen oder das Geschehen zu kommentieren, etwa durch Abstimmungen oder Mikroblogging. Und auch im Nachhinein bieten sich zahlreiche Möglichkeiten der Interaktion mit Teilnehmern mittels einer App – von denen das Uploaden von Videos und Fotos nur eine ist. Im Unterschied zu einem lokalen Event kann ein hybrides Event also auf multimediale Wege des Marketings zurückgreifen und so seine Wirksamkeit maximieren.

Neben den aktuellen Möglichkeiten im Event Marketing eröffnen die neuen Herausforderungen der digitalen Ansprache von Teilnehmern hybrider Veranstaltungen gleichzeitig auch neue interessante Möglichkeiten mit viel Potential. So kann mit einer App die Kontaktreichweite merklich ausgedehnt und die Kontaktintensität deutlich verstärkt werden. Aber auch in der Nachbearbeitung eröffnen hybride Events eine wesentlich höhere Nachhaltigkeit.

Viele Autoren haben in letzter Zeit Artikel in Foren und Blogs verfasst, die sich mit dem Potential hybrider Events beschäftigen. Dabei kann man beobachten, dass das Angebot an rein virtuellen Events bereits vor der Corona-Pandemie zunahm und nun einen exponentiellen Anstieg verzeichnen kann. Zu einem der erfolgreichsten Beispiele digitaler Events zählte im April 2019 das Adobe Experience Festival mit über 20.000 Teilnehmern. Kombiniert man nun virtuelle Events mit Präsenzveranstaltungen erhält man ein deutlich größeres Spektrum an Möglichkeiten der Marketinginstrumente für die Teilnehmeransprache und gleichzeitig damit einhergehend eine wesentlich höhere Kontaktintensität.

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Mehr Flexibilität – weniger Aufwand – geringere Kosten

Der wesentliche Unterschied von hybriden Veranstaltungen im Vergleich zu rein lokalen Events besteht darin, dass die Inhalte nicht ausschließlich real an einem physischen Ort, sondern parallel auch virtuell im Web präsentiert werden. Alle Teilnehmer können völlig ortsungebunden an der Messe oder dem Event teilnehmen und sich daran beteiligen – egal ob vor Ort oder virtuell. Einer der größten Vorteile für die virtuellen Teilnehmer: eine lange Anreise und hohe Übernachtungskosten bleiben ihnen erspart.

Die Nutzung von Livestreams im Rahmen hybrider Veranstaltungen eröffnet sowohl Veranstaltern als auch Teilnehmern ganz neue Möglichkeiten. So können Teilnehmer, die bedingt durch lange Anfahrtswege eine Teilnahme zeitlich nicht hätten einrichten können, virtuell der Veranstaltung beiwohnen. Umgekehrt erweitert sich der Einzugsradius der Veranstalter enorm. Mit einer Live-Übertragung oder Bereitstellung der Video-Inhalte kann ein zweites Publikum angesprochen und so die Teilnehmerliste erweitert werden. Mit einem Videoangebot könnten diese Personen von überall auf der Welt, digital an dem Event teilnehmen – das Ganze völlig ungebunden an eine maximale Teilnehmerzahl, die man sonst in einer Eventhalle organisieren und angeben müsste.

Aber auch lokale Veranstaltungen kommen um digitale Elemente heute auch nicht mehr herum. Die modernen Tools der Kommunikation unserer Zeit fließen selbstverständlich auch in den Eventbereich ein. Im Gegenteil, die Teilnehmer erwarten heute eine ansprechende digitale Kommunikation, auch bei einem lokalen Event.
Die digitalen Tools, die eine lokale Veranstaltung flankieren können, geben dem Veranstalter die Möglichkeit, Informationen nicht nur mit einem weltweiten Publikum zu teilen, sondern durch clevere Verlinkungen den User direkt auf weiterführende Informationen zu lotsen, die sehr konkret auf die Zielgruppe zugeschnitten und angereichert mit Videos und Bildmaterial leicht erfassbar sind.

Um lokale wie virtuelle Teilnehmer stärker einzubinden empfiehlt sich beispielsweise ein Event-Hashtag, der die Teilnehmer zum Kommentieren anregt. Animieren Sie das Teilen von Bildern im Zusammenhang mit der Veranstaltung. So geben Sie allen Teilnehmer das Gefühl, Teil einer Gemeinschaft zu sein.

Professionelles Livestreaming steigert den Erfolg

Livestreaming bietet Veranstaltern schier unbegrenzte Möglichkeiten, die eigene Reichweite zu vergrößern, Event-Inhalte mehrfach zu verwenden und zusätzliche Potenziale und Technologien zur Monetarisierung zu erschließen.

Größere Reichweite

Digitale Events sind nicht örtlich gebunden. Jeder kann vor überall auf der Welt dabei sein.

Vermehrte Interaktivität

Sprechen Sie Ihr Publikum gezielt an. Teilnehmer kommunizieren effizient und interaktiv.

Mehr Kommunikation

Vielschichtige Kommunikationskanäle. Nutzen Sie die multimedialien Möglichkeiten des Internets.

Hybrid-Event: Die Vorteile

Konferenzvideos sind monetarisierbar

Die gestreamten und dabei aufgenommenen Inhalte können für Marketingzwecke genutzt werden.
Ganze Programmpunkte oder einzelne Ausschnitte können über Social Media verteilt werden, um potenzielle Teilnehmer anzusprechen und Interessierte als Eventteilnehmer zu gewinnen.
Je nach Inhalt können die Aufnahmen auch auf der Webseite oder in einem Blog veröffentlicht werden oder den Teilnehmern anstatt einer Präsentation mitgeben werden.

Live dabei sein, auch aus der Ferne

Ein Livestream hat etwas Vergängliches und ist trotzdem exklusiv. Ein Livestream vermittelt das Gefühl, direkt dabei zu sein, selbst wenn man nicht vor Ort auf der Veranstaltung sein kann.

Verbindung zum Publikum stärken

Zuschauer fühlen sich beim Livestream stärker eingebunden als bei einem aufgenommenen Video.
Die emotionale Beteiligung beim Live-Zuschauen führt dazu, dass das Gehörte und Gesehene sich noch dauerhafter einprägt.

Direkter Kontakt mit dem Zuschauer

Mit einer Chat-Funktion über eine mobile App können Zuschauer Fragen stellen und diese direkt im Livestream beantwortet bekommen – also persönlich angesprochen werden. Das stärkt die Bindung und der Zuschauer fühlt sich wertgeschätzt. Letztlich wird das Image eines Unternehmens dadurch noch mehr gestärkt.

Überschaubare Kosten und Aufwand

Je nach Übertragungsweg, Technik und Personal kann heutzutage ein Livestream bereits sehr kostengünstig umgesetzt werden. Die Livestream-Kosten halten sich im Verhältnis zu den Gesamtkosten eines Events niedrig, können für Sie aber einen großen Ertrag generieren.

Hybrid-Events: Moderne Konzepte für zweigleisige Veranstaltungen

Unternehmen, die effektiv eine bestimmte Zielgruppe mit Events ansprechen möchten, müssen sich zwangsläufig mit dem Thema hybride Events auseinandersetzen. Nicht nur aufgrund von Kontaktbeschränkungen und eingeschränkten Reisemöglichkeiten, die das Jahr 2020 beherrschen, müssen Unternehmen die digitale Sphäre für sich gewinnen, um nicht zurückzufallen. Zum Glück gibt es digitale Gesamtlösungen, die jedes Business für die Eventlandschaft von morgen rüstet. Im Folgenden zeigen wir Ihnen weitere Konzepte, die mit hybriden Veranstaltungen erschlossen werden.

Vernetzung und Verbindung während eines virtuellen Events

Eine mobile Event-App für iOS und Android kann virtuelle wie reale Teilnehmer verbinden und z.B. Kommentar- und Feedback-Funktionen und die Möglichkeit einer Live-Abstimmung anbieten sowie ein Chatsystem bereitstellen. Wichtig dabei ist, dass man diese Möglichkeiten des Networking gut kommuniziert und die Teilnehmer ermutigt, sich virtuell zu verabreden. Der hohe Grad an Interaktivität bindet die Teilnehmer stark an eine aktive, statt nur an eine passive Rolle – und Informationen werden umso intensiver vermittelt.

Chatten in der Event-App

Mobile Event-Apps sind für persönliche Veranstaltungen genauso wichtig wie für Virtuelle. Sobald sich die Teilnehmer über die App verbinden, können sie miteinander, mit Ausstellern, Referenten und Sponsoren chatten – ganz ohne die Kontaktdaten der anderen Teilnehmer zu kennen. Mit einer Messaging-Funktion können sich die Teilnehmer in der mobilen Anwendung virtuell treffen, aber auch persönliche Gesprächstermine vereinbaren.

Engagement der Teilnehmer bei virtuellen Events

Veranstaltungen leben vom Engagement der Teilnehmer. Daher sollte allen Teilnehmern möglichst viele Gelegenheiten hierfür geboten werden, sich einzubringen. Dann fühlt sich jeder Teilnehmer persönlich abgeholt und wird maximal dazu motiviert, selbst aktiv zu werden, statt nur online zu konsumieren. Ein effektives Feature sind Live-Fragen und -Antworten, mit denen die Teilnehmer aktiv einbezogen werden, anstatt lediglich stundenlang vor dem Bildschirm zu sitzen und sich Inhalte anzuhören. Die Veranstaltungs-App der Online Software basierend auf der Softwareplattform PRESTIGEenterprise bietet hierfür passende Module an.

Feedback zum Event

Veranstaltungs-Feedback ist bei virtuellen wie lokalen Events entscheidend für die Planung nachfolgender Veranstaltungen. Bei lokalen Events können Reaktionen anhand der Äußerungen von Teilnehmern eingefangen werden – aber auch hier wird die digitale Feedbackabfrage in der App zunehmend wichtiger. Teilnehmer können mit einer Push-Nachricht auf das Smartphone zusätzlich motiviert werden, Feedback zu geben und sind mit diesem komfortablen Tool auch eher bereit eine Beurteilung abzugeben. Zudem regen Präsentationsdownloads und Bilder, die nach der Veranstaltung in die App gestellt werden, die weitere Verwendung der mobilen Veranstaltungs-App an. Auch in diesem aufmerksamkeitsstarken Zusammenhang kann nochmals um Feedback gebeten werden.

Verlinkungen & Aktualität in der Event-App

In der einfach bedienbaren, intuitiv gestalteten mobile App-Plattform von PRESTIGEenterprise können alle Informationen und natürlich auch alle Links jederzeit aktualisiert, neu hinzugefügt oder gelöscht werden. Diese Informationen werden in der App dann automatisch aktualisiert, sodass den Teilnehmern stets die aktuellsten Informationen zur Verfügung stehen. Agenden mit weiterführenden Links zum Programm oder den Sessions stellen den Teilnehmern zusätzliche Informationen in Sekundenschnelle zur Verfügung.

Individuelle Agenda

Schränken Sie Ihre Teilnehmer nicht durch eine festgelegte Agenda ein, sondern geben Sie ihnen die Möglichkeit sich in der Event-App ihre personalisierte Agenda zusammenzustellen. Hierbei wählen die Teilnehmer aus, welche Sessions sie ihrem Zeitplan hinzufügen möchten. Die Teilnehmer können dann in der App zwischen dem kompletten Programm und ihrer persönlichen Auswahl wechseln. Bereits während der Registrierung ausgewählte Sessions können ganz einfach in die App synchronisiert werden. Sie als Planer sammeln dadurch Daten über die Popularität der einzelnen Sessions und über das Engagement der Teilnehmer.

Interaktive Karten

Machen Sie es Ihren Teilnehmern einfach, sich in ihrem Event zurechtzufinden. Interaktive Karten und Lagepläne zeigen nicht nur die Orte der Sessions und Abendveranstaltungen bei lokalen Events, sondern können auch zu in den Vorträgen empfohlenen Referenten und Locations verlinkt werden.

Beacons

Nähert sich ein Teilnehmer einem Beacon, lässt dieser relevante Informationen in der App erscheinen. Hierfür werden lediglich Beacons an verschiedenen Orten des Events an Türen, Wänden und Ausstellerständen angebracht.

Last but not least ein wichtiger Hinweis: Eine verlässliche Datenübertragung ist für eine professionelle hybride Veranstaltung unerlässlich!

Wenn dieser Artikel Sie motiviert hat, Ihre Veranstaltung um einen virtuellen Part zu ergänzen, dann schauen Sie doch mal bei der Online Software vorbei. Wir bietet Ihnen mit der PRESTIGEenterprise Veranstaltungs-App das perfekte Tool zur Unterstützung Ihrer virtuellen, digitalen oder hybriden Konferenz.

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