Mehr Flexibilität – weniger Aufwand – geringere Kosten
Der wesentliche Unterschied von hybriden Veranstaltungen im Vergleich zu rein lokalen Events besteht darin, dass die Inhalte nicht ausschließlich real an einem physischen Ort, sondern parallel auch virtuell im Web präsentiert werden. Alle Teilnehmer können völlig ortsungebunden an der Messe oder dem Event teilnehmen und sich daran beteiligen – egal ob vor Ort oder virtuell. Einer der größten Vorteile für die virtuellen Teilnehmer: eine lange Anreise und hohe Übernachtungskosten bleiben ihnen erspart.
Die Nutzung von Livestreams im Rahmen hybrider Veranstaltungen eröffnet sowohl Veranstaltern als auch Teilnehmern ganz neue Möglichkeiten. So können Teilnehmer, die bedingt durch lange Anfahrtswege eine Teilnahme zeitlich nicht hätten einrichten können, virtuell der Veranstaltung beiwohnen. Umgekehrt erweitert sich der Einzugsradius der Veranstalter enorm. Mit einer Live-Übertragung oder Bereitstellung der Video-Inhalte kann ein zweites Publikum angesprochen und so die Teilnehmerliste erweitert werden. Mit einem Videoangebot könnten diese Personen von überall auf der Welt, digital an dem Event teilnehmen – das Ganze völlig ungebunden an eine maximale Teilnehmerzahl, die man sonst in einer Eventhalle organisieren und angeben müsste.
Aber auch lokale Veranstaltungen kommen um digitale Elemente heute auch nicht mehr herum. Die modernen Tools der Kommunikation unserer Zeit fließen selbstverständlich auch in den Eventbereich ein. Im Gegenteil, die Teilnehmer erwarten heute eine ansprechende digitale Kommunikation, auch bei einem lokalen Event.
Die digitalen Tools, die eine lokale Veranstaltung flankieren können, geben dem Veranstalter die Möglichkeit, Informationen nicht nur mit einem weltweiten Publikum zu teilen, sondern durch clevere Verlinkungen den User direkt auf weiterführende Informationen zu lotsen, die sehr konkret auf die Zielgruppe zugeschnitten und angereichert mit Videos und Bildmaterial leicht erfassbar sind.
Um lokale wie virtuelle Teilnehmer stärker einzubinden empfiehlt sich beispielsweise ein Event-Hashtag, der die Teilnehmer zum Kommentieren anregt. Animieren Sie das Teilen von Bildern im Zusammenhang mit der Veranstaltung. So geben Sie allen Teilnehmer das Gefühl, Teil einer Gemeinschaft zu sein.