Gegevensbescherming

De bescherming van uw persoonlijke gegevens en de vertrouwelijke behandeling ervan heeft voor ons een hoge prioriteit. Uw persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt in het kader van de wettelijke bepalingen van de gegevensbeschermingswetgeving, in het bijzonder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna "GDPR"). Met dit privacybeleid informeren wij u over de verwerking van uw persoonsgegevens en over uw rechten in dit verband in het kader van onze zakelijke relatie met u.

1. verantwoordelijke en functionaris voor gegevensbescherming

Verantwoordelijk voor de gegevensverwerking in de zin van de wetgeving inzake gegevensbescherming is

Online Software AG
Forum 7
D-69126 Heidelberg
Telefoon: T. +49 6221 40508-0

Fax: +49 6221 40508-777
e-mail: info@online-software-ag.de

U kunt als volgt contact opnemen met onze functionaris voor gegevensbescherming:

Online Software AG, Peter Walter, Forum 7, 69126 Heidelberg, Duitsland, Telefoon: +49 6221 40508-0, E-mail: peter.walter@online-software-ag.de

2. onderwerp van gegevensbescherming

De termen die in dit privacybeleid worden gebruikt, zoals "persoonsgegevens" of hun "verwerking", komen overeen met de definities in Art. 4 GDPR.

Het onderwerp van gegevensbescherming is de verwerking van persoonsgegevens. Dit is alle informatie met betrekking tot een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (de zogenaamde betrokkene).

We verwerken regelmatig de volgende categorieën gegevens van de contactpersonen van onze belanghebbenden, klanten, leveranciers en andere zakelijke partners:

- Stamgegevensin het bijzonder je achternaam, voornaam, titel, je bedrijf en je functie/positie;

- Contactgegevensin het bijzonder uw adres, per post en, indien van toepassing, per telefoon, fax en e-mail;

- Contractgegevensin het bijzonder gegevens die u aan ons verstrekt voor de uitvoering van een contract;

- Factuur-/betalingsgegevensin het bijzonder informatie over uw betaalmethode en andere gegevens in het kader van facturering en betalingsverwerking;

- Inhoudelijke gegevensin het bijzonder de gegevens die worden uitgewisseld in de correspondentie tussen ons.

We verwerken persoonlijke gegevens in overeenstemming met de relevante regelgeving inzake gegevensbescherming. Dit betekent dat uw gegevens alleen door ons worden verwerkt als wij uw toestemming of wettelijke machtiging hebben, bijv. als de gegevensverwerking noodzakelijk is voor het leveren van onze contractuele diensten (bijv. het verwerken van bestellingen) of wettelijk verplicht is.

We nemen de modernste organisatorische en technische beveiligingsmaatregelen om ervoor te zorgen dat de voorschriften inzake gegevensbescherming worden nageleefd en om de door ons verwerkte gegevens te beschermen tegen toevallige of opzettelijke manipulatie, verlies, vernietiging of toegang door onbevoegde personen.

3. doeleinden en rechtsgrondslagen van gegevensverwerking

Hieronder vindt u een overzicht van de doeleinden en rechtsgrondslagen van gegevensverwerking in het kader van ons contact of onze zakelijke relatie met u.

3.1 Nakoming van het contract

Wij verwerken persoonsgegevens indien dit noodzakelijk is voor de voorbereiding, sluiting of uitvoering van een contract met u. De doeleinden zijn afhankelijk van het onderwerp van het specifieke contract en omvatten in het bijzonder

- het opstellen en verwerken van offertes;

- de uitvoering van afgesloten contracten, bijvoorbeeld de levering van producten of diensten;

- de organisatie van workshops en trainingen;

- de verwerking van betalingen en de verwerking van gegevens voor boekhoudkundige doeleinden;

- de ondersteuning en service voor, tijdens en - voor zover toegestaan - na het einde van de zakelijke relatie met u;

- de afhandeling van eventuele garantieclaims;

In dit verband worden uw persoonsgegevens verwerkt op basis van Art. 6 para. 1 lit. b) GDPR, voor zover dit noodzakelijk is voor de bovengenoemde doeleinden. Zonder deze gegevens kunnen wij het contract met u niet sluiten en nakomen.

De door ons verzamelde gegevens worden niet langer bewaard dan nodig is voor de doeleinden waarvoor de gegevens zijn verzameld. Dienovereenkomstig verwijderen we uw gegevens over het algemeen wanneer de contractuele diensten volledig zijn uitgevoerd en de garantietermijnen zijn verstreken, tenzij we verplicht zijn de gegevens langer te bewaren vanwege wettelijke bewaarplichten.

3.2 Voldoen aan wettelijke verplichtingen

We verwerken uw persoonsgegevens ook om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen. Deze kunnen bijvoorbeeld voortvloeien uit het handels-, exportcontrole-, belasting-, witwas-, financieel of strafrecht. De exacte doeleinden van de verwerking worden bepaald door de relevante wettelijke verplichting waaraan we voldoen; in de regel dient dit om te voldoen aan wettelijke archiverings- en bewaarverplichtingen of informatie-eisen of -verzoeken van de overheid. In dit opzicht wordt de gegevensverwerking uitgevoerd op basis van art. 6 par. 1 lit. c) GDPR. We verwijderen de gegevens zodra de wettelijke verplichting niet langer van toepassing is, tenzij een andere wettelijke basis van toepassing is.

3.3 Behoud van legitieme belangen

Wij verwerken uw persoonsgegevens ook om onze legitieme belangen te beschermen, bijvoorbeeld voor de volgende doeleinden:

- Opslag in onze klantendatabase, bijvoorbeeld om vervolgcommunicatie mogelijk te maken na een eerste contact op een beurs;<br>

- Het uitvoeren van klanttevredenheidsonderzoeken, marketingcampagnes, marktanalyses, wedstrijden of soortgelijke campagnes (binnen het wettelijk toegestane kader);

- Beantwoorden van niet-contractuele vragen en zakelijke correspondentie;

- Versturen van informatiemateriaal, prijslijsten en informatie over evenementen;

- Kredietcontroles uitvoeren;

- Uitoefenen en afdwingen van juridische claims;

- De beveiliging van onze producten, diensten en bedrijfsprocessen optimaliseren;

In dit opzicht wordt gegevensverwerking uitgevoerd op basis van Art. 6 para. 1 lit. f) GDPR. In dit opzicht vloeit ons legitieme belang voort uit de hierboven beschreven doeleinden.

We behouden ons ook het recht voor en wijzen u er uitdrukkelijk op dat we ook persoonlijke gegevens verwerken, namelijk uw naam en uw contactgegevens, die u ons hebt verstrekt als onderdeel van de zakelijke initiatie of zakelijke relatie, met als doel u informatie toe te sturen, in het bijzonder per e-mail, over onze eigen soortgelijke producten of diensten, waarbij we bij dergelijke maatregelen alle toepasselijke mededingingsrechtelijke voorschriften naast de GDPR in acht zullen nemen. U kunt te allen tijde bezwaar maken tegen het gebruik van uw gegevens voor dit doel en de uitvoering van marketingmaatregelen (zie punt 6 hieronder).

3.4 Toestemming

Als wij persoonsgegevens verwerken op basis van uw toestemming, vloeien de specifieke doeleinden voort uit de inhoud van de desbetreffende toestemmingsverklaring, bijvoorbeeld om u e-mails te sturen met reclame-inhoud over onze producten of diensten. In deze gevallen wordt de gegevensverwerking uitgevoerd op basis van art. 6 par. 1 lit. a) GDPR. U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken zonder dat dit van invloed is op de rechtmatigheid van de verwerking op basis van toestemming voordat deze werd ingetrokken.

4. ontvangers van persoonlijke gegevens

Wij geven uw persoonsgegevens alleen door aan externe derden als dit noodzakelijk is om het contract na te komen, als er een andere wettelijke toestemming bestaat of als wij hiervoor uw toestemming hebben. De doorgifte vindt dan plaats op basis van Art. 6 lid 1 lit. a), lit. b), lit. c) en/of lit. f) GDPR.

Externe ontvangers kunnen dienstverleners zijn die wij opdracht geven om diensten te verlenen als onderdeel van de orderverwerking in overeenstemming met art. 28 GDPR (bijv. als onderaannemers of op het gebied van IT-diensten, marketingdiensten of vernietiging van documenten). Dergelijke verwerkers worden zorgvuldig geselecteerd en regelmatig door ons gecontroleerd. Zij mogen de gegevens alleen gebruiken voor de door ons gespecificeerde doeleinden en in overeenstemming met onze instructies. Daarnaast geven we, op basis van een wettelijke verplichting of om onze legitieme belangen te beschermen, ook gegevens door aan externe dienstverleners die onder hun eigen verantwoordelijkheid externe gespecialiseerde diensten voor ons leveren, zoals betalingsdienstaanbieders, belastingadviseurs of accountants.

Het is ook mogelijk dat we persoonlijke gegevens om dwingende juridische redenen moeten doorgeven aan autoriteiten en overheidsinstellingen, zoals openbare aanklagers, rechtbanken, douane- of belastingdiensten.

Als gegevens worden doorgegeven aan instanties waarvan het hoofdkantoor of de plaats van gegevensverwerking zich niet in een lidstaat van de Europese Unie bevindt of in een andere staat die de Overeenkomst betreffende de Europese Economische Ruimte heeft ondertekend, zorgen wij er vóór de doorgifte voor dat, behalve in uitzonderlijke gevallen die wettelijk zijn toegestaan, de ontvanger een passend niveau van gegevensbescherming heeft of dat u toestemming hebt gegeven voor de gegevensoverdracht.

5. opslagperiode en verwijdering

Tenzij anders vermeld in punt 3, bewaren we uw persoonsgegevens alleen zo lang als nodig is voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld of - in het geval van toestemming - zo lang als u uw toestemming niet intrekt. Als een andere rechtsgrondslag een langere bewaartermijn vereist, zullen we uw gegevens pas verwijderen als deze rechtsgrondslag niet langer van toepassing is. Een vereiste voor (verdere) opslag van uw gegevens kan met name bestaan als de gegevens nog steeds nodig zijn voor het nakomen van contractuele diensten, om door u ingediende garantieclaims te kunnen controleren of om te voldoen aan onze wettelijke bewaarplicht.

In geval van bezwaar zullen wij uw persoonsgegevens niet langer verwerken, tenzij verdere verwerking is toegestaan of zelfs verplicht is op grond van de relevante wettelijke bepalingen. Wij zullen uw persoonsgegevens ook wissen als wij hiertoe om wettelijke redenen verplicht zijn.

6. rechten van betrokkenen

Als betrokkene bij gegevensverwerking hebt u verschillende rechten. In detail:

__________________________________________________

Recht op bezwaar volgens Art. 21 GDPR:

Als wij uw gegevens verwerken op basis van gerechtvaardigde belangen (Art. 6 para. 1 lit. f) GDPR) of voor de uitvoering van een publieke taak (Art. 6 para. 1 lit. e) GDPR), kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens op gronden die verband houden met uw specifieke situatie. U hebt ook het recht om bezwaar te maken tegen elke verwerking van gegevens voor direct marketingdoeleinden.
__________________________________________________

Als aan de relevante wettelijke vereisten wordt voldaan, hebt u ook recht op de volgende aanvullende rechten:

Intrekking van toestemmingAls u ons toestemming hebt gegeven om uw persoonlijke gegevens te verwerken, kunt u deze toestemming te allen tijde intrekken met werking voor de toekomst. Dit heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking van uw gegevens totdat u uw toestemming intrekt.

Recht op informatieU hebt het recht om informatie te ontvangen over de persoonlijke gegevens die wij over u hebben opgeslagen.

Recht op rectificatie en annuleringU kunt de correctie van onjuiste gegevens en de verwijdering van uw gegevens aanvragen.

Beperking van verwerkingU kunt ons verzoeken de verwerking van uw gegevens te beperken.

DataportabiliteitAls u ons gegevens hebt verstrekt op basis van een contract of toestemming, kunt u verzoeken dat u de door u verstrekte gegevens ontvangt in een gestructureerd, algemeen gebruikt en machineleesbaar formaat of dat wij deze doorgeven aan een andere door u genoemde verwerkingsverantwoordelijke.

Recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteitU kunt ook een klacht indienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit als u van mening bent dat de verwerking van uw persoonsgegevens in strijd is met de toepasselijke wetgeving. Hiertoe kunt u contact opnemen met de gegevensbeschermingsautoriteit die verantwoordelijk is voor uw statutaire zetel of land of met de gegevensbeschermingsautoriteit die verantwoordelijk is voor ons. Een lijst van de nationale functionarissen voor gegevensbescherming, inclusief contactgegevens, vindt u hier:

https://www.bfdi.bund.de/DE/Infothek/Anschriften_Links/anschriften_links-node.html

U kunt gratis contact met ons opnemen als u vragen hebt over de verwerking van uw persoonlijke gegevens, uw rechten als betrokkene en eventuele toestemming die u hebt gegeven. Om uw rechten uit te oefenen, kunt u rechtstreeks contact met ons opnemen of met onze functionaris voor gegevensbescherming (zie sectie 1 voor contactgegevens). Zorg ervoor dat we u duidelijk kunnen identificeren.

7. staan

Van tijd tot tijd kan het nodig zijn om de inhoud van dit privacybeleid te wijzigen. We behouden ons daarom het recht voor om het op elk moment te wijzigen. De huidige versie van ons privacybeleid is van toepassing, die u kunt openen via de volgende link: https://online-software-ag.com/de/datenschutzerklaerung-der-online-software-ag/

Status: 11.01.2019