Ochrona danych

Ochrona danych osobowych użytkowników i ich poufne traktowanie ma dla nas wysoki priorytet. Dane osobowe użytkowników są przetwarzane wyłącznie w ramach ustawowych przepisów o ochronie danych, w szczególności ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (zwanego dalej "RODO"). W niniejszej polityce prywatności informujemy użytkownika o przetwarzaniu jego danych osobowych oraz o jego prawach w tym zakresie w kontekście naszych relacji biznesowych z użytkownikiem.

1. osoba odpowiedzialna i inspektor ochrony danych

Odpowiedzialnym za przetwarzanie danych w rozumieniu przepisów o ochronie danych osobowych jest

Online Software AG
Forum 7
D-69126 Heidelberg
Telefon: +49 6221 40508-0

Faks: +49 6221 40508-777
e-mail: info@online-software-ag.de

Możesz skontaktować się z naszym inspektorem ochrony danych w następujący sposób:

Online Software AG, Peter Walter, Forum 7, 69126 Heidelberg, Niemcy, tel.: +49 6221 40508-0, e-mail: peter.walter@online-software-ag.de

2. przedmiot ochrony danych

Terminy użyte w niniejszej polityce prywatności, takie jak "dane osobowe" lub ich "przetwarzanie", odpowiadają definicjom zawartym w art. 4 RODO.

Przedmiotem ochrony danych jest przetwarzanie danych osobowych. Są to wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej (tzw. osoby, której dane dotyczą).

Regularnie przetwarzamy następujące kategorie danych osób kontaktowych naszych zainteresowanych stron, klientów, dostawców i innych partnerów biznesowych:

- Dane podstawowew szczególności nazwisko, imię, tytuł, firmę oraz funkcję/stanowisko;

- Dane kontaktowew szczególności adresu, pocztą oraz, w stosownych przypadkach, telefonicznie, faksem i pocztą elektroniczną;

- Dane dotyczące umowyw szczególności dane, które użytkownik przekazuje nam w celu realizacji umowy;

- Dane faktury/płatnościw szczególności informacje o metodzie płatności i inne dane w kontekście fakturowania i przetwarzania płatności;

- Dane dotyczące zawartościw szczególności dane wymieniane w korespondencji między nami.

Przetwarzamy dane osobowe zgodnie z odpowiednimi przepisami o ochronie danych. Oznacza to, że dane użytkownika będą przetwarzane przez nas wyłącznie za jego zgodą lub na podstawie upoważnienia prawnego, np. jeśli przetwarzanie danych jest niezbędne do świadczenia naszych usług umownych (np. przetwarzania zamówień) lub jest wymagane przez prawo.

Stosujemy najnowocześniejsze organizacyjne i techniczne środki bezpieczeństwa w celu zapewnienia zgodności z przepisami o ochronie danych oraz ochrony przetwarzanych przez nas danych przed przypadkową lub celową manipulacją, utratą, zniszczeniem lub dostępem osób nieupoważnionych.

3. cele i podstawy prawne przetwarzania danych

Poniżej znajduje się przegląd celów i podstaw prawnych przetwarzania danych w kontekście naszych kontaktów lub relacji biznesowych z użytkownikiem.

3.1 Realizacja umowy

Przetwarzamy dane osobowe, jeśli jest to konieczne do przygotowania, zawarcia lub wykonania umowy z użytkownikiem. Cele te zależą od przedmiotu konkretnej umowy i obejmują w szczególności

- przygotowanie i przetwarzanie ofert;

- realizacji zawartych umów, np. dostawy produktów, świadczenia usług;

- organizacja warsztatów i szkoleń;

- przetwarzanie płatności i przetwarzanie danych do celów księgowych;

- wsparcie i usługi przed, w trakcie i - o ile jest to dopuszczalne - po zakończeniu relacji biznesowej z użytkownikiem;

- obsługa wszelkich roszczeń gwarancyjnych;

W związku z tym dane osobowe użytkownika są przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO w zakresie, w jakim jest to niezbędne do wyżej wymienionych celów. Bez tych danych nie będziemy w stanie zawrzeć i wykonać umowy z użytkownikiem.

Zebrane przez nas dane będą przechowywane tylko tak długo, jak jest to konieczne do realizacji celów, dla których zostały zebrane. W związku z tym zasadniczo usuwamy dane użytkownika po pełnym wykonaniu usług umownych i wygaśnięciu okresów gwarancji, chyba że jesteśmy zobowiązani do przechowywania danych przez dłuższy okres ze względu na ustawowe obowiązki w zakresie przechowywania.

3.2 Wypełnianie zobowiązań prawnych

Przetwarzamy również dane osobowe użytkowników w celu wypełnienia naszych zobowiązań prawnych. Mogą one wynikać na przykład z prawa handlowego, kontroli eksportu, prawa podatkowego, prawa dotyczącego prania pieniędzy, prawa finansowego lub prawa karnego. Dokładne cele przetwarzania są określane przez odpowiednie zobowiązanie prawne, którego przestrzegamy; z reguły służy to wypełnieniu ustawowych obowiązków w zakresie archiwizacji i przechowywania lub państwowych roszczeń lub wniosków o udzielenie informacji. W związku z tym przetwarzanie danych odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO. Usuwamy dane, gdy obowiązek prawny nie ma już zastosowania, chyba że zastosowanie ma inna podstawa prawna.

3.3 Ochrona prawnie uzasadnionych interesów

Przetwarzamy również dane osobowe użytkowników w celu ochrony naszych uzasadnionych interesów, np. w następujących celach:

- Przechowywanie w naszej bazie danych klientów, np. w celu umożliwienia dalszej komunikacji po pierwszym kontakcie na targach;<br>

- Przeprowadzanie badań satysfakcji klientów, kampanii marketingowych, analiz rynkowych, konkursów lub podobnych kampanii (w ramach dozwolonych prawem);

- Odpowiadanie na pytania niezwiązane z umową i korespondencja biznesowa;

- Wysyłanie materiałów informacyjnych, cenników i informacji o wydarzeniach;

- Przeprowadzanie kontroli kredytowej;

- Dochodzenie i egzekwowanie roszczeń prawnych;

- Optymalizacja bezpieczeństwa naszych produktów, usług i procesów biznesowych;

W związku z tym przetwarzanie danych odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO. W tym zakresie nasz uzasadniony interes wynika z celów opisanych powyżej.

Zastrzegamy sobie również prawo i wyraźnie informujemy użytkownika, że przetwarzamy również dane osobowe, a mianowicie imię i nazwisko użytkownika oraz jego dane kontaktowe, które użytkownik przekazał nam w ramach inicjacji biznesowej lub relacji biznesowej, w celu wysyłania użytkownikowi informacji, w szczególności pocztą elektroniczną, o naszych własnych podobnych produktach lub usługach, przy czym w takich działaniach będziemy przestrzegać wszelkich obowiązujących przepisów prawa konkurencji oprócz RODO. Użytkownik może w dowolnym momencie sprzeciwić się wykorzystywaniu jego danych w tym celu oraz wdrażaniu działań marketingowych (patrz sekcja 6 poniżej).

3.4 Zgoda

Jeśli przetwarzamy dane osobowe na podstawie zgody użytkownika, konkretne cele wynikają z treści odpowiedniego oświadczenia o wyrażeniu zgody, np. wysyłanie użytkownikowi wiadomości e-mail z treściami reklamowymi dotyczącymi naszych produktów lub usług. W takich przypadkach przetwarzanie danych odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a) RODO. Zgodę można wycofać w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania opartego na zgodzie przed jej wycofaniem.

4. odbiorcy danych osobowych

Przekazujemy dane osobowe użytkownika zewnętrznym stronom trzecim tylko wtedy, gdy jest to konieczne do wykonania umowy, gdy istnieje inne zezwolenie prawne lub gdy mamy na to zgodę użytkownika. Przekazywanie danych odbywa się wówczas na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a), lit. b), lit. c) i/lub lit. f) RODO.

Zewnętrznymi odbiorcami mogą być usługodawcy, którym zlecamy świadczenie usług w ramach przetwarzania zamówień zgodnie z art. 28 RODO (np. jako podwykonawcy lub w zakresie usług IT, usług marketingowych lub niszczenia dokumentów). Takie podmioty przetwarzające są przez nas starannie wybierane i regularnie sprawdzane. Mogą oni wykorzystywać dane wyłącznie do celów określonych przez nas i zgodnie z naszymi instrukcjami. Ponadto, na podstawie obowiązku prawnego lub w celu ochrony naszych uzasadnionych interesów, przekazujemy również dane zewnętrznym usługodawcom, którzy świadczą dla nas zewnętrzne specjalistyczne usługi na własną odpowiedzialność, takie jak dostawcy usług płatniczych, doradcy podatkowi lub audytorzy.

Możliwe jest również, że będziemy musieli przekazać dane osobowe organom i instytucjom państwowym, takim jak prokuratura, sądy, organy celne lub podatkowe, z ważnych przyczyn prawnych.

Jeśli dane są przekazywane podmiotom, których siedziba lub miejsce przetwarzania danych nie znajduje się w państwie członkowskim Unii Europejskiej lub w innym państwie będącym sygnatariuszem Porozumienia o Europejskim Obszarze Gospodarczym, przed przekazaniem danych upewnimy się, że - z wyjątkiem wyjątkowych przypadków dozwolonych przez prawo - odbiorca zapewnia odpowiedni poziom ochrony danych lub że użytkownik wyraził zgodę na przekazanie danych.

5. okres przechowywania i usuwanie

O ile nie określono inaczej w sekcji 3, będziemy przechowywać dane osobowe użytkownika wyłącznie tak długo, jak będzie to konieczne do realizacji celów, dla których zostały one zgromadzone lub - w przypadku zgody - tak długo, jak użytkownik nie wycofa swojej zgody. Jeśli inna podstawa prawna wymaga dłuższego okresu przechowywania, usuniemy dane użytkownika dopiero wtedy, gdy ta podstawa prawna przestanie mieć zastosowanie. Wymóg (dalszego) przechowywania danych użytkownika może istnieć w szczególności, jeśli dane te są nadal wymagane w celu realizacji usług umownych, w celu sprawdzenia roszczeń gwarancyjnych i rękojmi dochodzonych przez użytkownika lub w celu spełnienia naszych ustawowych obowiązków w zakresie przechowywania danych.

W przypadku sprzeciwu nie będziemy już przetwarzać danych osobowych użytkownika, chyba że dalsze przetwarzanie jest dozwolone lub nawet obowiązkowe na mocy odpowiednich przepisów ustawowych. Usuniemy również dane osobowe użytkownika, jeśli będziemy do tego zobowiązani z przyczyn prawnych.

6. prawa osób, których dane dotyczą

Jako osoba, której dotyczy przetwarzanie danych, masz do dyspozycji liczne prawa. W szczegółach:

__________________________________________________

Prawo do sprzeciwu zgodnie z art. 21 RODO:

Jeśli przetwarzamy Twoje dane na podstawie prawnie uzasadnionych interesów (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO) lub w celu wykonania zadania publicznego (art. 6 ust. 1 lit. e) RODO), możesz wnieść sprzeciw wobec przetwarzania Twoich danych osobowych z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją. Użytkownik ma również prawo sprzeciwić się przetwarzaniu danych do celów marketingu bezpośredniego.
__________________________________________________

Jeśli spełnione są odpowiednie wymogi prawne, użytkownikowi przysługują również następujące dodatkowe prawa:

Cofnięcie zgodyJeśli użytkownik wyraził zgodę na przetwarzanie jego danych osobowych, może ją w każdej chwili wycofać ze skutkiem na przyszłość. Nie ma to wpływu na zgodność z prawem przetwarzania danych do momentu wycofania zgody.

Prawo do informacjiUżytkownik ma prawo do otrzymywania informacji o przechowywanych przez nas jego danych osobowych.

Prawo do sprostowania i anulowaniaUżytkownik może zażądać poprawienia nieprawidłowych danych i usunięcia swoich danych.

Ograniczenie przetwarzaniaUżytkownik może zażądać ograniczenia przetwarzania jego danych.

Przenoszenie danychJeśli użytkownik przekazał nam dane na podstawie umowy lub zgody, może zażądać otrzymania przekazanych przez siebie danych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym i nadającym się do odczytu maszynowego formacie lub przekazania ich przez nas innemu administratorowi danych wskazanemu przez użytkownika.

Prawo do złożenia skargi do organu nadzorczegoUżytkownik może również złożyć skargę do właściwego organu nadzorczego, jeśli uważa, że przetwarzanie jego danych osobowych narusza obowiązujące prawo. W tym celu użytkownik może skontaktować się z organem ochrony danych właściwym dla swojej siedziby lub kraju albo z organem ochrony danych właściwym dla nas. Listę inspektorów ochrony danych w danym kraju wraz z danymi kontaktowymi można znaleźć tutaj:

https://www.bfdi.bund.de/DE/Infothek/Anschriften_Links/anschriften_links-node.html

Użytkownik może skontaktować się z nami bezpłatnie, jeśli ma jakiekolwiek pytania dotyczące przetwarzania jego danych osobowych, jego praw jako osoby, której dane dotyczą, oraz udzielonej przez niego zgody. Aby skorzystać ze swoich praw, należy skontaktować się bezpośrednio z nami lub z naszym inspektorem ochrony danych (dane kontaktowe znajdują się w sekcji 1). Prosimy o upewnienie się, że jesteśmy w stanie jednoznacznie zidentyfikować użytkownika.

7. stać

Od czasu do czasu może być konieczna zmiana treści niniejszej polityki prywatności. W związku z tym zastrzegamy sobie prawo do jej zmiany w dowolnym momencie. Obowiązuje aktualna wersja naszej polityki prywatności, do której można uzyskać dostęp za pośrednictwem następującego łącza: https://online-software-ag.com/de/datenschutzerklaerung-der-online-software-ag/

Status: 11.01.2019