Конференції та конгреси є ключовим інструментом для обміну досвідом, обміну знаннями та налагодження зв'язків. Однак під час коронавірусу проведення очних заходів неможливе, а повне повернення до нормального життя малоймовірне. Від початку пандемії організаторам довелося переосмислити свій підхід. Багато хто вже перейшов на віртуальні заходи і проводить свою програму в цифровому просторі. Але є також рішення, яке поєднує локальні та віртуальні заходи і пропонує чудові перспективи для майбутнього локальних івентів: Гібридні івенти.
Більше гнучкості - менше зусиль - менші витрати
Основна відмінність гібридних заходів від суто локальних полягає в тому, що контент представлений не лише у фізичному місці, але й віртуально в Інтернеті. Всі учасники можуть взяти участь у виставці чи заході незалежно від того, де вони знаходяться - на місці чи віртуально. Великою перевагою для віртуальних учасників є те, що вони позбавлені довгих подорожей і високих витрат на проживання.
Використання прямих трансляцій в рамках гібридних заходів відкриває абсолютно нові можливості як для організаторів, так і для учасників. Наприклад, учасники, які не змогли б бути присутніми через тривалі подорожі, можуть бути присутніми на заході віртуально. І навпаки, радіус охоплення організаторів значно розширюється. Завдяки прямій трансляції або відеоконтенту можна звернутися до другої аудиторії і розширити список учасників. За допомогою відеопропозиції ці люди можуть взяти участь у заході в цифровому форматі з будь-якої точки світу.
Але навіть локальні події вже не можуть обійтися без цифрових елементів. Сучасні комунікаційні інструменти нашого часу природним чином проникають і в івент-сектор. Навпаки, сьогодні учасники очікують привабливої цифрової комунікації навіть на локальному заході.
Цифрові інструменти, які можуть супроводжувати локальну подію, дають організаторам можливість не лише поділитися інформацією з глобальною аудиторією, а й використовувати розумні посилання, щоб спрямувати користувачів безпосередньо до додаткової інформації, яка дуже конкретно адаптована до цільової групи і збагачена відео та зображеннями, які легко зрозуміти.
Щоб залучити більше місцевих і віртуальних учасників, ми рекомендуємо використовувати хештег події, який заохочує учасників до коментування. Заохочуйте ділитися зображеннями, пов'язаними з подією. Це дасть усім учасникам відчуття приналежності до спільноти.
Професійна пряма трансляція збільшує успіх
Прямі трансляції пропонують організаторам величезні можливості для збільшення власного охоплення, багаторазового використання контенту подій і використання додаткового потенціалу для монетизації.
Перевага 1: Відео конференції можна монетизувати
Трансляція та запис контенту можуть бути використані в маркетингових цілях. Цілі програми або окремі уривки можна поширювати через соціальні мережі, щоб привабити потенційних учасників. Вони створюють стимули для потенційних нових учасників. Залежно від змісту, записи можна також опублікувати на веб-сайті чи в блозі або роздати учасникам замість презентації.
Перевага 2: Будьте там наживо, якщо ви не можете бути на місці.
У прямому ефірі є щось ефемерне, але він все одно залишається ексклюзивним. Пряма трансляція дає вам відчуття присутності, навіть якщо ви не можете бути присутнім на заході.
Перевага 3: Зміцнення зв'язку з аудиторією
Глядачі відчувають себе більш залученими до прямого ефіру, ніж до записаного відео. Емоційна залученість під час перегляду в прямому ефірі означає, що почуте і побачене запам'ятовується ще міцніше.
Перевага 4: Прямий контакт з глядачем
Завдяки функції чату в мобільному додатку глядачі можуть ставити запитання і отримувати на них відповіді безпосередньо в прямому ефірі - тобто, звертатися особисто. Це зміцнює зв'язок, і глядач відчуває, що його цінують. Зрештою, це ще більше зміцнює імідж компанії.
Перевага 5: Керування витратами та зусиллями
Залежно від каналу передачі, технології та персоналу, сьогодні пряма трансляція може бути реалізована дуже економічно ефективно. Витрати на пряму трансляцію невеликі порівняно із загальними витратами на захід, але вони можуть принести вам значний прибуток.
Нетворкінг та зв'язок під час віртуальних заходів
Мобільний додаток для iOS та Android може об'єднати віртуальних і реальних учасників і запропонувати, наприклад, функції коментування та зворотного зв'язку, можливість голосування в реальному часі та чат-систему. Важливо, щоб ці можливості для нетворкінгу були добре прокомуніковані і щоб учасники заохочувалися до віртуальних зустрічей.
Спілкування в чаті в додатку для подій
Мобільні додатки для івентів так само важливі для очних заходів, як і для віртуальних. Як тільки учасники підключаються через додаток, вони можуть спілкуватися один з одним, з експонентами та спонсорами - без необхідності знати контактні дані інших учасників. Завдяки функції обміну повідомленнями учасники можуть зустрічатися віртуально в мобільному додатку, а також організовувати зустрічі віч-на-віч.
Залучення учасників до віртуальних подій
Заходи процвітають завдяки залученості учасників. Тому всім учасникам слід запропонувати якомога більше можливостей долучитися, щоб кожен відчував себе залученим і був максимально мотивованим до активної участі, а не просто споживачем онлайн-контенту. Наприклад, за допомогою живих запитань і відповідей, які активно залучають учасників замість того, щоб годинами сидіти перед екраном і слухати контент. Додаток для проведення заходів в онлайн-програмі на основі Програмна платформа PRESTIGEenterprise наприклад, пропонує відповідні модулі для цієї мети.
Відгуки про захід
Відгуки про подію мають вирішальне значення як для віртуальних, так і для локальних івентів при плануванні наступних заходів. На локальних заходах реакцію можна зафіксувати на основі коментарів учасників, але і тут все більшого значення набувають цифрові запити на зворотний зв'язок у додатку. Учасників можна додатково мотивувати до зворотного зв'язку за допомогою пуш-повідомлення на смартфон, і вони також більш охоче дають оцінку за допомогою цього зручного інструменту. Крім того, завантаження презентацій та зображень, які завантажуються в додаток після заходу, заохочують до подальшого використання мобільного додатку для заходів. У цьому контексті, що привертає увагу, зворотний зв'язок також може бути запитаний повторно.
Посилання та актуальність у додатку подій
У простому у використанні, інтуїтивно зрозумілому мобільному додатку PRESTIGEenterprise вся інформація і, звичайно, всі посилання можуть бути оновлені, додані або видалені в будь-який час. Потім ця інформація автоматично оновлюється в додатку, щоб учасники завжди мали доступ до найсвіжішої інформації. Порядок денний з подальшими посиланнями на програму або сесії надає учасникам додаткову інформацію за лічені секунди.
Індивідуальний порядок денний
Не обмежуйте учасників фіксованим порядком денним, а дайте їм можливість скласти власну програму в додатку для івенту. Учасники обирають, які сесії вони хотіли б додати до свого розкладу. Потім учасники можуть перемикатися між повною програмою та їхнім особистим вибором у додатку. Сесії, вже обрані під час реєстрації, можна легко синхронізувати в додатку. Як організатор, ви збираєте дані про популярність окремих сесій та активність учасників.
Інтерактивні карти
Зробіть так, щоб учасники легко орієнтувалися на вашому заході. Інтерактивні карти та плани майданчиків не лише показують місця проведення сесій та вечірніх заходів на локальних заходах, але й можуть бути прив'язані до локацій, рекомендованих у презентаціях.
Якщо ця стаття надихнула вас додати віртуальну частину до вашого заходу, тоді зверніть увагу на наше програмне забезпечення. Завдяки додатку для заходів PRESTIGEenterprise ми пропонуємо вам ідеальний інструмент для підтримки вашої віртуальної, цифрової або гібридної конференції.
Ваша контактна особа:
Йонас Фейстл
Розробник - Team Mobile
Online Software AG
Bergstrasse 31
69469 Вайнгайм, Німеччина
Jonas.Feistl@online-software-ag.de
www.online-software-ag.com