As conferências e os congressos são um instrumento fundamental para o intercâmbio de experiências, a partilha de conhecimentos e a criação de redes. No entanto, os eventos presenciais não são possíveis em tempos de coronavírus e é improvável um regresso total à normalidade. Desde o início da pandemia, os organizadores tiveram de repensar a sua abordagem. Muitos já mudaram para eventos virtuais e estão a realizar o seu programa no espaço digital. Mas há também uma solução que combina eventos locais e virtuais e que oferece excelentes perspectivas para o futuro dos eventos locais: Os eventos híbridos.
Mais flexibilidade - menos esforço - custos mais baixos
A principal diferença entre os eventos híbridos e os eventos puramente locais é que o conteúdo não é apenas apresentado num local físico, mas também virtualmente na Web. Todos os participantes podem assistir e tomar parte na feira comercial ou evento, independentemente da sua localização - quer seja no local ou virtualmente. A grande vantagem para os participantes virtuais é o facto de serem poupados a longas viagens e a elevados custos de alojamento.
A utilização de transmissões em direto como parte de eventos híbridos abre possibilidades completamente novas tanto para os organizadores como para os participantes. Por exemplo, os participantes que não teriam podido participar devido a longas deslocações podem assistir ao evento virtualmente. Por outro lado, o raio de ação dos organizadores é enormemente alargado. A transmissão em direto ou a disponibilização de conteúdos em vídeo permite atingir um segundo público e alargar a lista de participantes. Com uma oferta de vídeo, estas pessoas podem participar no evento digitalmente a partir de qualquer parte do mundo.
Mas mesmo os eventos locais já não podem evitar os elementos digitais. As modernas ferramentas de comunicação do nosso tempo fluem naturalmente também para o sector dos eventos. Pelo contrário, os participantes esperam hoje uma comunicação digital apelativa, mesmo num evento local.
As ferramentas digitais que podem acompanhar um evento local dão ao organizador a oportunidade não só de partilhar informações com um público global, mas também de utilizar ligações inteligentes para guiar os utilizadores diretamente para mais informações, muito especificamente adaptadas ao grupo-alvo e enriquecidas com vídeos e imagens de fácil compreensão.
Para envolver mais os participantes locais e virtuais, recomendamos a utilização de uma hashtag de evento que incentive os participantes a comentar. Incentivar a partilha de imagens relacionadas com o evento. Isto dará a todos os participantes a sensação de fazerem parte de uma comunidade.
A transmissão profissional em direto aumenta o sucesso
O livestreaming oferece aos organizadores enormes oportunidades para aumentarem o seu próprio alcance, utilizarem o conteúdo do evento várias vezes e explorarem um potencial adicional de monetização.
Vantagem 1: Os vídeos da conferência podem ser rentabilizados
O conteúdo transmitido e gravado pode ser utilizado para fins de marketing. Itens inteiros do programa ou excertos individuais podem ser distribuídos através das redes sociais para apelar a potenciais participantes. Criam incentivos para potenciais novos participantes. Dependendo do conteúdo, as gravações também podem ser publicadas no sítio Web ou num blogue ou dadas aos participantes em vez de uma apresentação.
Vantagem 2: Esteja presente em direto se não puder estar no local.
Uma transmissão em direto tem algo de efémero, mas não deixa de ser exclusiva. Uma transmissão em direto dá-nos a sensação de estarmos lá, mesmo que não possamos estar presentes no evento.
Vantagem 3: Reforçar a ligação com o público
Os espectadores sentem-se mais envolvidos com uma transmissão em direto do que com um vídeo gravado. O envolvimento emocional quando se assiste em direto significa que o que é ouvido e visto é memorizado de forma ainda mais permanente.
Vantagem 4: Contacto direto com o espetador
Com uma função de conversação através de uma aplicação móvel, os espectadores podem fazer perguntas e obter respostas diretamente na transmissão em direto - por outras palavras, ser abordados pessoalmente. Isto reforça a ligação e o espetador sente-se valorizado. Em última análise, isto reforça ainda mais a imagem de uma empresa.
Vantagem 5: Custos e esforços geríveis
Dependendo do canal de transmissão, da tecnologia e do pessoal, uma transmissão em direto pode ser realizada de forma muito económica hoje em dia. Os custos da transmissão em direto são baixos em relação aos custos globais de um evento, mas podem gerar um grande retorno para si.
Criação de redes e ligações durante eventos virtuais
Uma aplicação móvel para eventos para iOS e Android pode ligar participantes virtuais e reais e oferecer, por exemplo, funções de comentário e feedback, a opção de votação em direto e um sistema de conversação. É importante que estas oportunidades de criação de redes sejam bem comunicadas e que os participantes sejam incentivados a encontrar-se virtualmente.
Conversar na aplicação do evento
As aplicações móveis para eventos são tão importantes para os eventos presenciais como para os virtuais. Assim que os participantes se ligam através da aplicação, podem conversar uns com os outros, com os expositores e com os patrocinadores - sem terem de saber os dados de contacto dos outros participantes. Com uma função de envio de mensagens, os participantes podem encontrar-se virtualmente na aplicação móvel, mas também podem marcar encontros presenciais.
Envolvimento dos participantes em eventos virtuais
Os eventos prosperam com o empenhamento dos participantes. Por conseguinte, deve ser oferecido a todos os participantes o maior número possível de oportunidades de envolvimento, para que todos se sintam incluídos e motivados ao máximo para se tornarem activos em vez de se limitarem a consumir em linha. Por exemplo, com perguntas e respostas em direto que envolvam ativamente os participantes em vez de ficarem sentados em frente a um ecrã durante horas a ouvir conteúdos. A aplicação de eventos do software em linha baseado no Plataforma de software PRESTIGEenterprise por exemplo, oferece módulos adequados para este fim.
Reacções ao evento
O feedback dos eventos é crucial tanto para os eventos virtuais como para os eventos locais no planeamento de eventos subsequentes. Nos eventos locais, as reacções podem ser captadas com base nos comentários dos participantes, mas também aqui os pedidos de feedback digital na aplicação estão a tornar-se cada vez mais importantes. Os participantes podem ser adicionalmente motivados a dar feedback com uma mensagem push no seu smartphone e estão também mais dispostos a dar uma avaliação com esta ferramenta conveniente. Além disso, os downloads de apresentações e as imagens que são carregadas na aplicação após o evento incentivam uma maior utilização da aplicação móvel para eventos. O feedback também pode ser solicitado novamente neste contexto que chama a atenção.
Ligações e atualidade na aplicação do evento
Na plataforma da aplicação móvel PRESTIGEenterprise, fácil de utilizar e intuitivamente concebida, todas as informações e, naturalmente, todas as ligações podem ser actualizadas, acrescentadas ou eliminadas em qualquer altura. Estas informações são automaticamente actualizadas na aplicação, para que os participantes tenham sempre acesso às informações mais recentes. Agendas com outros links para o programa ou sessões fornecem aos participantes informações adicionais em questão de segundos.
Agenda personalizada
Não limite os seus participantes com uma agenda fixa, mas dê-lhes a oportunidade de elaborarem a sua própria agenda personalizada na aplicação do evento. Os participantes escolhem as sessões que gostariam de adicionar à sua agenda. Os participantes podem então alternar entre o programa completo e a sua seleção pessoal na aplicação. As sessões já selecionadas durante o registo podem ser facilmente sincronizadas na aplicação. Enquanto organizador, recolhe dados sobre a popularidade das sessões individuais e o empenho dos participantes.
Mapas interactivos
Facilite a orientação dos participantes no seu evento. Os mapas interactivos e as plantas do local não só mostram a localização das sessões e dos eventos noturnos nos eventos locais, como também podem ser ligados a locais recomendados nas apresentações.
Se este artigo o motivou a acrescentar uma parte virtual ao seu evento, então dê uma vista de olhos ao nosso software online. Com a aplicação para eventos PRESTIGEenterprise, oferecemos-lhe a ferramenta perfeita para apoiar a sua conferência virtual, digital ou híbrida.
A sua pessoa de contacto:
Jonas Feistl
Programador - Team Mobile
Software AG online
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