Konferenser och kongresser är ett viktigt verktyg för att utbyta erfarenheter, dela med sig av kunskap och skapa nätverk. Under coronapandemin är det dock inte möjligt att anordna evenemang ansikte mot ansikte, och en fullständig återgång till det normala är osannolik. Ända sedan pandemin började har arrangörerna varit tvungna att ompröva sin strategi. Många har redan gått över till virtuella evenemang och håller sina program i det digitala rummet. Men det finns också en lösning som kombinerar lokala och virtuella evenemang och som erbjuder utmärkta framtidsutsikter för lokala evenemang: Hybridevenemang.
Mer flexibilitet - mindre ansträngning - lägre kostnader
Den största skillnaden mellan hybridevenemang och rent lokala evenemang är att innehållet inte bara presenteras på en fysisk plats utan också virtuellt på webben. Alla deltagare kan ta del av mässan eller evenemanget oavsett var de befinner sig - på plats eller virtuellt. Den stora fördelen för virtuella deltagare är att de slipper långa resor och höga logikostnader.
Användningen av livestreams som en del av hybridevenemang öppnar upp helt nya möjligheter för både arrangörer och deltagare. Till exempel kan deltagare som inte skulle ha kunnat delta på grund av långa resor delta i evenemanget virtuellt. Omvänt ökar arrangörernas räckvidd enormt. Genom att sända live eller tillhandahålla videoinnehåll kan en andra publik nås och deltagarlistan utökas. Med ett videoerbjudande kan dessa personer delta i evenemanget digitalt från var som helst i världen.
Men även lokala evenemang kan inte längre undvika digitala element. Vår tids moderna kommunikationsverktyg flödar naturligtvis också in i evenemangssektorn. Tvärtom förväntar sig deltagarna idag tilltalande digital kommunikation, även vid ett lokalt evenemang.
De digitala verktyg som kan följa med ett lokalt evenemang ger arrangören möjlighet att inte bara dela information med en global publik, utan också att använda smarta länkar för att leda användarna direkt till ytterligare information som är mycket specifikt anpassad till målgruppen och berikad med videor och bilder som är lätta att förstå.
För att få lokala och virtuella deltagare mer engagerade rekommenderar vi att du använder en hashtag för evenemanget som uppmuntrar deltagarna att kommentera. Uppmuntra till delning av bilder i samband med evenemanget. Det ger alla deltagare en känsla av att vara en del av en gemenskap.
Professionell livestreaming ökar framgången
Livestreaming ger arrangörerna enorma möjligheter att öka sin egen räckvidd, använda evenemangets innehåll flera gånger och utnyttja ytterligare möjligheter till intäktsgenerering.
Fördel 1: Videokonferenserna kan generera intäkter
Det streamade och inspelade innehållet kan användas i marknadsföringssyfte. Hela programpunkter eller enskilda utdrag kan distribueras via sociala medier för att locka potentiella deltagare. De skapar incitament för potentiella nya deltagare. Beroende på innehållet kan inspelningarna också publiceras på webbplatsen eller i en blogg eller ges till deltagarna i stället för en presentation.
Fördel 2: Var med i direktsändning om du inte kan vara på plats.
Det finns något flyktigt över en livestream, men det är ändå exklusivt. En livestream ger dig känslan av att vara på plats, även om du inte kan vara med på evenemanget.
Fördel 3: Förstärkning av kopplingen till publiken
Tittarna känner sig mer involverade i en livestream än i en inspelad video. Det känslomässiga engagemanget när man tittar live innebär att det som hörs och syns blir ännu mer permanent i minnet.
Fördel 4: Direktkontakt med tittaren
Med en chattfunktion via en mobilapp kan tittarna ställa frågor och få dem besvarade direkt i livestreamen - med andra ord bli personligt tilltalade. Detta stärker bandet och tittaren känner sig uppskattad. I slutändan stärker detta bilden av ett företag ännu mer.
Fördel 5: Hanterbara kostnader och insatser
Beroende på överföringskanal, teknik och personal kan en livestream genomföras mycket kostnadseffektivt i dag. Kostnaderna för livestream är låga i förhållande till de totala kostnaderna för ett evenemang, men kan generera en stor avkastning för dig.
Nätverkande och kontakter under virtuella evenemang
En mobil eventapp för iOS och Android kan koppla samman virtuella och verkliga deltagare och erbjuda till exempel kommentars- och feedbackfunktioner, möjlighet till liveomröstning och ett chatsystem. Det är viktigt att dessa möjligheter till nätverkande kommuniceras väl och att deltagarna uppmuntras att träffas virtuellt.
Chatta i event-appen
Mobila evenemangsappar är lika viktiga för fysiska evenemang som för virtuella. Så snart deltagarna kopplar upp sig via appen kan de chatta med varandra, med utställare och med sponsorer - utan att behöva känna till kontaktuppgifterna till de andra deltagarna. Med en meddelandefunktion kan deltagarna träffas virtuellt i mobilapplikationen men också ordna möten ansikte mot ansikte.
Deltagarnas engagemang i virtuella evenemang
Evenemang lever på deltagarnas engagemang. Därför bör alla deltagare erbjudas så många möjligheter som möjligt att engagera sig så att alla känner sig inkluderade och maximalt motiverade att själva bli aktiva istället för att bara konsumera online. Till exempel med live-frågor och svar som aktivt involverar deltagarna istället för att sitta framför en skärm i timmar och lyssna på innehåll. Evenemangsappen för online-programvaran baserad på PRESTIGEprogramvaruplattform för företag erbjuder t.ex. lämpliga moduler för detta ändamål.
Feedback om evenemanget
Feedback från evenemang är avgörande för både virtuella och lokala evenemang när man planerar efterföljande evenemang. Vid lokala evenemang kan reaktioner fångas upp utifrån deltagarnas kommentarer, men även här blir digitala feedbackförfrågningar i appen allt viktigare. Deltagarna kan motiveras ytterligare att ge feedback med ett push-meddelande på sin smartphone och är också mer villiga att ge en bedömning med detta praktiska verktyg. Dessutom uppmuntrar nedladdningar av presentationer och bilder som laddas upp i appen efter evenemanget till ytterligare användning av den mobila evenemangsappen. Feedback kan också begäras igen i detta uppmärksamhetsväckande sammanhang.
Länkar & aktualitet i eventappen
I den lättanvända och intuitivt utformade mobilapplikationen PRESTIGEenterprise kan all information och naturligtvis alla länkar uppdateras, läggas till eller tas bort när som helst. Denna information uppdateras sedan automatiskt i appen så att den senaste informationen alltid är tillgänglig för deltagarna. Agendor med ytterligare länkar till programmet eller sessionerna ger deltagarna ytterligare information på några sekunder.
Anpassad agenda
Begränsa inte dina deltagare med en fast agenda, utan ge dem möjlighet att sätta ihop sin egen personliga agenda i eventappen. Deltagarna väljer vilka sessioner de vill lägga till i sitt schema. Deltagarna kan sedan växla mellan det kompletta programmet och sitt personliga urval i appen. Sessioner som redan valts under registreringen kan enkelt synkroniseras i appen. Som planerare samlar du in data om hur populära de enskilda sessionerna är och hur engagerade deltagarna är.
Interaktiva kartor
Gör det enkelt för deltagarna att hitta runt på ditt evenemang. Interaktiva kartor och situationsplaner visar inte bara platserna för sessioner och kvällsevenemang på lokala evenemang, utan kan också länkas till platser som rekommenderas i presentationerna.
Om den här artikeln har motiverat dig att lägga till en virtuell del till ditt evenemang, ta då en titt på vår online-programvara. Med PRESTIGEenterprises eventapp erbjuder vi dig det perfekta verktyget för att stödja din virtuella, digitala eller hybridkonferens.
Din kontaktperson:
Jonas Feistl
Utvecklare - Team Mobile
Online Software AG
Bergstrasse 31
69469 Weinheim, Tyskland
Jonas.Feistl@online-software-ag.de
www.online-software-ag.com