Las conferencias y congresos son una herramienta clave para intercambiar experiencias, compartir conocimientos y crear redes. Sin embargo, los actos presenciales no son posibles en tiempos de coronavirus y es improbable que se recupere totalmente la normalidad. Desde que comenzó la pandemia, los organizadores han tenido que replantearse su enfoque. Muchos ya se han pasado a los eventos virtuales y celebran su programa en el espacio digital. Pero también existe una solución que combina eventos locales y virtuales y ofrece excelentes perspectivas para el futuro de los eventos locales: Los eventos híbridos.
Más flexibilidad - menos esfuerzo - menos costes
La principal diferencia entre los eventos híbridos y los puramente locales es que el contenido no sólo se presenta en un lugar físico, sino también virtualmente en la web. Todos los participantes pueden asistir y tomar parte en la feria o evento independientemente de su ubicación, ya sea presencial o virtual. Una gran ventaja para los participantes virtuales es que se ahorran largos desplazamientos y elevados costes de alojamiento.
El uso de retransmisiones en directo como parte de eventos híbridos abre posibilidades completamente nuevas tanto para los organizadores como para los participantes. Por ejemplo, participantes que no habrían podido asistir debido a largos desplazamientos pueden asistir virtualmente al acto. A la inversa, el radio de acción de los organizadores se amplía enormemente. Transmitiendo en directo o facilitando contenidos de vídeo, se puede llegar a un segundo público y ampliar la lista de participantes. Con una oferta de vídeo, estas personas podrían tomar parte en el acto digitalmente desde cualquier lugar del mundo.
Pero ni siquiera los eventos locales pueden prescindir ya de los elementos digitales. Las modernas herramientas de comunicación de nuestro tiempo fluyen naturalmente también hacia el sector de los eventos. Al contrario, hoy en día los participantes esperan una comunicación digital atractiva, incluso en un evento local.
Las herramientas digitales que pueden acompañar a un acontecimiento local brindan al organizador la oportunidad no sólo de compartir información con un público global, sino también de utilizar enlaces inteligentes para guiar directamente a los usuarios hacia información adicional muy específicamente adaptada al grupo destinatario y enriquecida con vídeos e imágenes de fácil comprensión.
Para conseguir una mayor implicación de los participantes locales y virtuales, recomendamos utilizar un hashtag del evento que anime a los participantes a comentar. Anime a compartir imágenes relacionadas con el evento. Esto dará a todos los participantes la sensación de formar parte de una comunidad.
La retransmisión profesional en directo aumenta el éxito
La retransmisión en directo ofrece a los organizadores enormes oportunidades de aumentar su propio alcance, utilizar el contenido del evento varias veces y aprovechar el potencial adicional de monetización.
Ventaja 1: Los vídeos de las conferencias se pueden monetizar
Los contenidos transmitidos y grabados pueden utilizarse con fines de marketing. Pueden distribuirse a través de las redes sociales programas enteros o extractos individuales para atraer a posibles participantes. Crean incentivos para nuevos participantes potenciales. Dependiendo del contenido, las grabaciones también pueden publicarse en el sitio web o en un blog, o entregarse a los participantes en lugar de una presentación.
Ventaja 2: Preséntese en directo si no puede estar in situ.
Las retransmisiones en directo tienen algo de efímero, pero no por ello dejan de ser exclusivas. Una retransmisión en directo te da la sensación de estar allí mismo, aunque no puedas asistir al evento.
Ventaja 3: Reforzar la conexión con el público
Los espectadores se sienten más implicados con una retransmisión en directo que con un vídeo grabado. La implicación emocional al ver en directo hace que lo que se oye y se ve se memorice de forma aún más permanente.
Ventaja 4: Contacto directo con el espectador
Con una función de chat a través de una aplicación móvil, los espectadores pueden hacer preguntas y obtener respuesta directamente en la retransmisión en directo, es decir, dirigirse a ellos personalmente. Esto refuerza el vínculo y el espectador se siente valorado. En última instancia, esto refuerza aún más la imagen de una empresa.
Ventaja 5: Costes y esfuerzos manejables
Dependiendo del canal de transmisión, la tecnología y el personal, una retransmisión en directo puede ser muy rentable hoy en día. Los costes de la retransmisión en directo son bajos en relación con los costes totales de un evento, pero pueden generarle una gran rentabilidad.
Creación de redes y conexión durante los actos virtuales
Una aplicación móvil de eventos para iOS y Android puede conectar a participantes virtuales y reales y ofrecer, por ejemplo, funciones de comentarios y opiniones, la opción de votar en directo y un sistema de chat. Es importante que estas oportunidades de establecer contactos estén bien comunicadas y que se anime a los participantes a reunirse virtualmente.
Chatear en la aplicación de eventos
Las aplicaciones móviles para eventos son tan importantes para los eventos presenciales como para los virtuales. En cuanto los participantes se conectan a través de la aplicación, pueden chatear entre ellos, con los expositores y con los patrocinadores, sin necesidad de conocer los datos de contacto de los demás participantes. Gracias a la función de mensajería, los participantes pueden reunirse virtualmente en la aplicación móvil, pero también organizar encuentros cara a cara.
Compromiso de los participantes en actos virtuales
Los eventos prosperan gracias al compromiso de los participantes. Por lo tanto, hay que ofrecer a todos las oportunidades posibles de implicarse para que todos se sientan incluidos y estén motivados al máximo para participar activamente en lugar de limitarse a consumir en línea. Por ejemplo, con preguntas y respuestas en directo que impliquen activamente a los participantes en lugar de estar sentados frente a una pantalla durante horas escuchando contenidos. La aplicación para eventos del software en línea basado en la Plataforma informática PRESTIGEenterprise por ejemplo, ofrece módulos adecuados para este fin.
Comentarios sobre el acto
Las reacciones a los eventos son cruciales tanto en los virtuales como en los locales a la hora de planificar eventos posteriores. En los eventos locales, las reacciones pueden recogerse a partir de los comentarios de los participantes, pero también en este caso las solicitudes digitales de feedback en la aplicación son cada vez más importantes. Los participantes pueden ser motivados adicionalmente a dar su opinión con un mensaje push en su smartphone y también están más dispuestos a dar una valoración con esta cómoda herramienta. Además, las descargas de las presentaciones y las imágenes que se suben a la aplicación después del evento fomentan un mayor uso de la aplicación móvil para eventos. También se puede volver a solicitar la opinión en este contexto que llama la atención.
Enlaces y actualidad en la aplicación del acontecimiento
En la plataforma de la aplicación móvil PRESTIGEenterprise, fácil de usar y de diseño intuitivo, toda la información y, por supuesto, todos los enlaces pueden actualizarse, añadirse o eliminarse en cualquier momento. Esta información se actualiza automáticamente en la aplicación para que los participantes dispongan siempre de la información más reciente. Las agendas con más enlaces al programa o a las sesiones proporcionan a los participantes información adicional en cuestión de segundos.
Agenda personalizada
No restrinja a sus participantes con una agenda fija, sino ofrézcales la oportunidad de elaborar su propia agenda personalizada en la aplicación del evento. Los participantes eligen las sesiones que desean añadir a su agenda. Los participantes pueden alternar entre el programa completo y su selección personal en la aplicación. Las sesiones ya seleccionadas durante la inscripción pueden sincronizarse fácilmente en la aplicación. Como organizador, usted recopila datos sobre la popularidad de las sesiones individuales y el compromiso de los participantes.
Mapas interactivos
Facilite a sus participantes la orientación en su evento. Los mapas interactivos y los planos del recinto no solo muestran la ubicación de las sesiones y los actos nocturnos de los eventos locales, sino que también pueden enlazarse con los lugares recomendados en las presentaciones.
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Jonas Feistl
Desarrollador - Team Mobile
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