Conferenties en congressen zijn een belangrijk instrument voor het uitwisselen van ervaringen, het delen van kennis en netwerken. In tijden van coronavirus zijn face-to-face evenementen echter niet mogelijk en een volledige terugkeer naar de normale gang van zaken is onwaarschijnlijk. Sinds het begin van de pandemie hebben organisatoren hun aanpak moeten heroverwegen. Velen zijn al overgestapt op virtuele evenementen en houden hun programma in de digitale ruimte. Maar er is ook een oplossing die lokale en virtuele evenementen combineert en uitstekende vooruitzichten biedt voor de toekomst van lokale evenementen: Hybride evenementen.
Meer flexibiliteit - minder moeite - lagere kosten
Het belangrijkste verschil tussen hybride evenementen en puur lokale evenementen is dat de inhoud niet alleen op een fysieke locatie wordt gepresenteerd, maar ook virtueel op het web. Alle deelnemers kunnen de beurs of het evenement bijwonen en eraan deelnemen, ongeacht hun locatie - ter plaatse of virtueel. Het grote voordeel voor virtuele deelnemers is dat ze lange reizen en hoge verblijfskosten bespaard blijven.
Het gebruik van livestreams als onderdeel van hybride evenementen opent volledig nieuwe mogelijkheden voor zowel organisatoren als deelnemers. Deelnemers die niet in staat zouden zijn geweest om aanwezig te zijn vanwege lange reizen, kunnen het evenement bijvoorbeeld virtueel bijwonen. Omgekeerd wordt de actieradius van de organisatoren enorm vergroot. Door live uit te zenden of videocontent aan te bieden, kan een tweede publiek worden aangesproken en de deelnemerslijst worden uitgebreid. Met een videoaanbod kunnen deze mensen overal ter wereld digitaal deelnemen aan het evenement.
Maar zelfs lokale evenementen kunnen niet meer zonder digitale elementen. De moderne communicatiemiddelen van onze tijd stromen natuurlijk ook de evenementensector binnen. Integendeel, deelnemers verwachten tegenwoordig aantrekkelijke digitale communicatie, zelfs op een lokaal evenement.
De digitale hulpmiddelen die een lokaal evenement kunnen begeleiden, geven de organisator niet alleen de mogelijkheid om informatie te delen met een wereldwijd publiek, maar ook om gebruikers via slimme links rechtstreeks naar verdere informatie te leiden die heel specifiek is afgestemd op de doelgroep en verrijkt is met video's en afbeeldingen die gemakkelijk te begrijpen zijn.
Om lokale en virtuele deelnemers meer te betrekken, raden we aan om een hashtag voor het evenement te gebruiken die deelnemers aanmoedigt om te reageren. Moedig het delen van afbeeldingen in verband met het evenement aan. Dit geeft alle deelnemers het gevoel deel uit te maken van een gemeenschap.
Professionele live streaming verhoogt succes
Livestreamen biedt organisatoren enorme mogelijkheden om hun eigen bereik te vergroten, content van evenementen meerdere keren te gebruiken en extra mogelijkheden voor monetarisering aan te boren.
Voordeel 1: De video's van de conferentie kunnen te gelde worden gemaakt
De gestreamde en opgenomen inhoud kan worden gebruikt voor marketingdoeleinden. Hele programmaonderdelen of individuele fragmenten kunnen via sociale media worden verspreid om potentiële deelnemers aan te spreken. Ze creëren prikkels voor potentiële nieuwe deelnemers. Afhankelijk van de inhoud kunnen de opnames ook op de website of in een blog worden gepubliceerd of aan deelnemers worden gegeven in plaats van een presentatie.
Voordeel 2: Wees er live bij als je niet ter plaatse kunt zijn.
Een livestream heeft iets vluchtigs, maar is toch exclusief. Een livestream geeft je het gevoel dat je er zelf bij bent, zelfs als je niet bij het evenement kunt zijn.
Voordeel 3: De band met het publiek versterken
Kijkers voelen zich meer betrokken bij een livestream dan bij een opgenomen video. De emotionele betrokkenheid bij live kijken betekent dat wat gehoord en gezien wordt nog beter onthouden wordt.
Voordeel 4: Direct contact met de kijker
Met een chatfunctie via een mobiele app kunnen kijkers vragen stellen en deze direct in de livestream beantwoord krijgen - met andere woorden, persoonlijk aangesproken worden. Dit versterkt de band en de kijker voelt zich gewaardeerd. Uiteindelijk versterkt dit het imago van een bedrijf nog meer.
Voordeel 5: Beheersbare kosten en inspanningen
Afhankelijk van het transmissiekanaal, de technologie en het personeel kan een livestream tegenwoordig zeer kosteneffectief worden gerealiseerd. De livestreamkosten zijn laag in verhouding tot de totale kosten van een evenement, maar kunnen een groot rendement voor u opleveren.
Netwerken en verbinden tijdens virtuele evenementen
Een mobiele evenement-app voor iOS en Android kan virtuele en echte deelnemers met elkaar verbinden en bijvoorbeeld commentaar- en feedbackfuncties, de mogelijkheid om live te stemmen en een chatsysteem bieden. Het is belangrijk dat deze netwerkmogelijkheden goed worden gecommuniceerd en dat deelnemers worden aangemoedigd om elkaar virtueel te ontmoeten.
Chatten in de evenementen-app
Mobiele evenement apps zijn net zo belangrijk voor face-to-face evenementen als voor virtuele. Zodra deelnemers verbinding maken via de app, kunnen ze chatten met elkaar, met exposanten en met sponsors - zonder de contactgegevens van de andere deelnemers te kennen. Met een berichtenfunctie kunnen deelnemers elkaar virtueel ontmoeten in de mobiele applicatie, maar ook persoonlijke ontmoetingen regelen.
Betrokkenheid van deelnemers bij virtuele evenementen
Evenementen gedijen op de inzet van de deelnemers. Daarom moeten alle deelnemers zoveel mogelijk kansen krijgen om betrokken te raken, zodat iedereen zich betrokken voelt en maximaal gemotiveerd is om zelf actief te worden in plaats van alleen maar online te consumeren. Bijvoorbeeld met live vragen en antwoorden waarbij deelnemers actief betrokken worden in plaats van urenlang voor een scherm te zitten luisteren naar content. De event app van de online software gebaseerd op de PRESTIGEenterprise softwareplatform biedt bijvoorbeeld geschikte modules voor dit doel.
Feedback op het evenement
Feedback over evenementen is cruciaal voor zowel virtuele als lokale evenementen bij het plannen van volgende evenementen. Bij lokale evenementen kunnen reacties worden vastgelegd op basis van opmerkingen van deelnemers, maar ook hier worden digitale feedbackverzoeken in de app steeds belangrijker. Deelnemers kunnen extra gemotiveerd worden om feedback te geven met een pushbericht op hun smartphone en zijn ook meer bereid om een beoordeling te geven met dit handige hulpmiddel. Daarnaast stimuleren downloads van presentaties en afbeeldingen die na het evenement worden geüpload naar de app verder gebruik van de mobiele evenement app. Feedback kan ook opnieuw gevraagd worden in deze aandachttrekkende context.
Links & actualiteit in de evenementen-app
In de gebruiksvriendelijke en intuïtief ontworpen mobiele PRESTIGEenterprise app kunnen alle informatie en natuurlijk alle links op elk moment worden bijgewerkt, toegevoegd of verwijderd. Deze informatie wordt vervolgens automatisch bijgewerkt in de app, zodat de deelnemers altijd over de meest recente informatie beschikken. Agenda's met verdere links naar het programma of de sessies geven de deelnemers in enkele seconden aanvullende informatie.
Agenda op maat
Beperk je deelnemers niet met een vaste agenda, maar geef ze de mogelijkheid om hun eigen gepersonaliseerde agenda samen te stellen in de evenement app. Deelnemers kiezen zelf welke sessies ze aan hun agenda willen toevoegen. Deelnemers kunnen vervolgens schakelen tussen het volledige programma en hun persoonlijke selectie in de app. Sessies die al zijn geselecteerd tijdens de registratie kunnen eenvoudig worden gesynchroniseerd in de app. Als planner verzamel je gegevens over de populariteit van de individuele sessies en de betrokkenheid van de deelnemers.
Interactieve kaarten
Maak het je deelnemers gemakkelijk om de weg te vinden op je evenement. Interactieve kaarten en plattegronden tonen niet alleen de locaties van sessies en avondevenementen op lokale evenementen, maar kunnen ook worden gekoppeld aan locaties die in de presentaties worden aanbevolen.
Als dit artikel u heeft gemotiveerd om een virtueel onderdeel aan uw evenement toe te voegen, bekijk dan onze online software. Met de PRESTIGEenterprise evenement app bieden wij u de perfecte tool om uw virtuele, digitale of hybride conferentie te ondersteunen.
Uw contactpersoon:
Jonas Feistl
Ontwikkelaar - Team Mobile
Online Software AG
Bergstrasse 31
69469 Weinheim, Duitsland
Jonas.Feistl@online-software-ag.de
www.online-software-ag.com