Konferencer og kongresser er et vigtigt redskab til at udveksle erfaringer, dele viden og netværke. Men i en tid med coronavirus er det ikke muligt at mødes ansigt til ansigt, og det er usandsynligt, at man kan vende tilbage til normale tilstande. Lige siden pandemien begyndte, har arrangørerne været nødt til at genoverveje deres tilgang. Mange er allerede gået over til virtuelle events og afholder deres program i det digitale rum. Men der findes også en løsning, som kombinerer lokale og virtuelle events, og som giver gode fremtidsudsigter for lokale events: Hybride events.
Mere fleksibilitet - mindre indsats - lavere omkostninger
Den største forskel mellem hybride events og rent lokale events er, at indholdet ikke kun præsenteres på et fysisk sted, men også virtuelt på nettet. Alle deltagere kan overvære og deltage i messen eller eventen, uanset hvor de befinder sig - enten på stedet eller virtuelt. Den store fordel for virtuelle deltagere er, at de slipper for lange rejser og høje indkvarteringsomkostninger.
Brugen af livestreams som en del af hybride events åbner op for helt nye muligheder for både arrangører og deltagere. For eksempel kan deltagere, der ikke ville have været i stand til at deltage på grund af lange rejser, deltage i arrangementet virtuelt. Omvendt udvides arrangørernes radius enormt. Ved at sende live eller levere videoindhold kan man henvende sig til et andet publikum og udvide deltagerlisten. Med et videotilbud kan disse mennesker deltage i begivenheden digitalt fra hvor som helst i verden.
Men selv lokale events kan ikke længere undgå digitale elementer. Tidens moderne kommunikationsværktøjer flyder naturligvis også ind i eventsektoren. Tværtimod forventer deltagerne i dag tiltalende digital kommunikation, selv ved en lokal begivenhed.
De digitale værktøjer, der kan ledsage en lokal begivenhed, giver arrangøren mulighed for ikke kun at dele information med et globalt publikum, men også at bruge smarte links til at guide brugerne direkte til yderligere information, der er meget specifikt skræddersyet til målgruppen og beriget med videoer og billeder, der er lette at forstå.
For at få lokale og virtuelle deltagere mere involveret anbefaler vi at bruge et hashtag, der opfordrer deltagerne til at kommentere. Opfordr til deling af billeder i forbindelse med begivenheden. Det vil give alle deltagere en følelse af at være en del af et fællesskab.
Professionel livestreaming øger succesen
Livestreaming giver arrangører enorme muligheder for at øge deres egen rækkevidde, bruge eventindhold flere gange og udnytte yderligere potentiale for indtægtsgenerering.
Fordel 1: Der kan tjenes penge på konferencevideoerne
Det streamede og optagede indhold kan bruges til markedsføringsformål. Hele programpunkter eller enkelte uddrag kan distribueres via sociale medier for at appellere til potentielle deltagere. De skaber incitamenter for potentielle nye deltagere. Afhængigt af indholdet kan optagelserne også offentliggøres på hjemmesiden eller i en blog eller gives til deltagerne i stedet for en præsentation.
Fordel 2: Vær der live, hvis du ikke kan være på stedet.
Der er noget flygtigt over en livestream, men det er stadig eksklusivt. En livestream giver dig følelsen af at være lige der, selv om du ikke kan være til stede ved begivenheden.
Fordel 3: Styrke forbindelsen til publikum
Seerne føler sig mere involveret i en livestream end i en optaget video. Den følelsesmæssige involvering, når man ser live, betyder, at det, man hører og ser, bliver husket endnu mere permanent.
Fordel 4: Direkte kontakt med beskueren
Med en chatfunktion via en mobilapp kan seerne stille spørgsmål og få dem besvaret direkte i livestreamen - med andre ord blive tiltalt personligt. Det styrker båndet, og seeren føler sig værdsat. I sidste ende styrker det virksomhedens image endnu mere.
Fordel 5: Håndterbare omkostninger og indsats
Afhængigt af transmissionskanal, teknologi og personale kan en livestream realiseres meget omkostningseffektivt i dag. Omkostningerne til livestream er lave i forhold til de samlede omkostninger til en begivenhed, men kan give et stort afkast til dig.
Netværk og forbindelser under virtuelle arrangementer
En mobil event-app til iOS og Android kan forbinde virtuelle og virkelige deltagere og tilbyde f.eks. kommentar- og feedbackfunktioner, mulighed for live-afstemning og et chatsystem. Det er vigtigt, at disse netværksmuligheder kommunikeres godt ud, og at deltagerne opfordres til at mødes virtuelt.
Chatter i event-appen
Mobil-event-apps er lige så vigtige for ansigt-til-ansigt-events som for virtuelle. Så snart deltagerne forbinder sig via appen, kan de chatte med hinanden, med udstillere og med sponsorer - uden at skulle kende kontaktoplysningerne på de andre deltagere. Med en beskedfunktion kan deltagerne mødes virtuelt i mobilapplikationen, men også arrangere møder ansigt til ansigt.
Deltagernes engagement i virtuelle begivenheder
Events lever af deltagernes engagement. Derfor skal alle deltagere tilbydes så mange muligheder som muligt for at blive involveret, så alle føler sig inkluderet og er maksimalt motiverede til selv at blive aktive i stedet for bare at konsumere online. For eksempel med live spørgsmål og svar, der aktivt involverer deltagerne i stedet for at sidde foran en skærm i timevis og lytte til indhold. Event-appen til online-softwaren baseret på PRESTIGEenterprise software platform tilbyder for eksempel passende moduler til dette formål.
Feedback på arrangementet
Eventfeedback er afgørende for både virtuelle og lokale events, når man skal planlægge efterfølgende events. Ved lokale events kan man indhente reaktioner på baggrund af deltagernes kommentarer, men også her bliver digitale feedbackanmodninger i appen stadig vigtigere. Deltagerne kan motiveres yderligere til at give feedback med en push-besked på deres smartphone og er også mere villige til at give en vurdering med dette praktiske værktøj. Desuden opmuntrer downloads af præsentationer og billeder, der uploades til appen efter arrangementet, til yderligere brug af den mobile event-app. Man kan også bede om feedback igen i denne opsigtsvækkende sammenhæng.
Links og aktualitet i event-appen
I den brugervenlige, intuitivt designede mobilapp-platform PRESTIGEenterprise kan alle oplysninger og naturligvis alle links opdateres, tilføjes eller slettes når som helst. Disse oplysninger opdateres derefter automatisk i appen, så deltagerne altid har adgang til de nyeste oplysninger. Dagsordener med yderligere links til programmet eller sessionerne giver deltagerne yderligere information i løbet af få sekunder.
Skræddersyet dagsorden
Begræns ikke dine deltagere med en fast dagsorden, men giv dem mulighed for at sammensætte deres egen personlige dagsorden i event-appen. Deltagerne vælger, hvilke sessioner de gerne vil tilføje til deres program. Deltagerne kan derefter skifte mellem det komplette program og deres personlige valg i appen. Sessioner, der allerede er valgt under registreringen, kan nemt synkroniseres i appen. Som planlægger indsamler du data om de enkelte sessioners popularitet og deltagernes engagement.
Interaktive kort
Gør det nemt for dine deltagere at finde rundt i dit arrangement. Interaktive kort og lokalplaner viser ikke kun, hvor sessionerne og aftenarrangementerne finder sted, men kan også linkes til steder, der anbefales i præsentationerne.
Hvis denne artikel har motiveret dig til at tilføje en virtuel del til dit arrangement, så tag et kig på vores onlinesoftware. Med PRESTIGEenterprise-eventappen tilbyder vi dig det perfekte værktøj til at understøtte din virtuelle, digitale eller hybride konference.
Din kontaktperson:
Jonas Feistl
Udvikler - Team Mobile
Online Software AG
Bergstrasse 31
69469 Weinheim, Tyskland
Jonas.Feistl@online-software-ag.de
www.online-software-ag.com