Wie Sie mit einer passenden Veranstaltungs-App Ihre Veranstaltung digitalisieren
Moderne Veranstaltungen laufen heute zweigleisig: analog und digital. Wer Messen und Konferenzen besucht, bekommt im Idealfall eine eigene Veranstaltungs-App zur Verfügung gestellt, mit der man sich über das Veranstaltungsgelände navigiert, neue Kontakte knüpft, Keynotes vormerkt, weiterführende Informationen zu Messeständen findet und vieles mehr. Als Veranstalter nutzen Sie am besten eine leistungsfähige Software, die alle Informationsschnittstellen auf einer praktischen Plattform vereinigt. Mit einer darin eingebundenen Veranstaltungs-App statten Sie Ihre Besucher, Präsenten und Mitarbeiter mit einem äußerst praktischen Werkzeug aus.
Das muss Ihre Messe-/Expo-App können
Wenn Sie eine Veranstaltung wie etwa eine Konferenz, einen Kongress, eine Messe oder eine Expo planen, möchten Sie Ihren Teilnehmern alle Informationen auch mobil zur Verfügung stellen. Im besten Fall nutzen Sie dafür eine Digital Signage Software-Umgebung, die alle benötigten Daten aus demselben System bezieht, das Sie auch für Ihre Displays vor Ort nutzen (Stele, Monitore, TVs, usw.). Dann haben Sie die komplette Kontrolle darüber, welche Informationen auf allen möglichen Geräten landen: auf dem Tablet eines Mitarbeiters, auf dem Smartphone eines Besuchers, auf der Informationssäule vor dem Eingang und daheim auf dem Laptop eines Online-Teilnehmers. Auch in puncto Präsentation wirkt dann alles wie aus einem Guss – das ist eine der Hauptaufgaben professioneller Digital Signage Lösungen. Dazu gehört auch eine Veranstaltungs-App. Die wichtigsten Aufgaben einer Event-App sind:
- Lagepläne, Wegbeschreibungen und Terminkalender
- Umfragen starten und zeitechte Ergebnisse präsentieren
- Interaktivität zwischen Besuchern, Moderatoren, Sponsoren, Veranstaltern, usw.
- Öffentliches Forum für Fragen, Feedback und Anregungen
- Für Hybrid-Events: Livestreaming von Bühnenprogrammen wie Keynotes
Das Jahr 2020 verlegte notgedrungen weite Bereiche der Event-Branche in die digitale Sphäre: Die sogenannten hybriden Events ermöglichen es Teilnehmern, rein online an Events teilzunehmen – egal, von woher. Auf physischen Veranstaltungen ist es in dieser Corona-Zeit wichtig, dass sich Teilnehmer und Referenten austauschen können, während sie das Social Distancing wahren. Eine Veranstaltungs-App mit entsprechenden Chat- und Messaging-Funktionen ist eine Teillösung dieses Problems.
Beispiel: PRESTIGEenterprise Veranstaltungs-App
Als Beispiel für eine Veranstaltungs-App, die in eine leistungsstarke Digital Signage Software-Umgebung eingebunden ist, nehmen wir die Veranstaltungs-App von PRESTIGEenterprise näher unter die Lupe. Im PRESTIGE Mobile Portal können Sie alle wichtigen Eckdaten Ihrer Veranstaltung hinterlegen: Wegbeschreibungen, Lagepläne, Agenda, teilnehmende Sponsoren und Partner, und mehr. Dann bauen Sie sich quasi Ihre individuelle Event-App zusammen, indem Sie Module installieren. Die Module von PRESTIGE sind gewissermaßen die Hauptfeatures der Software, die Sie nach dem Baukastenprinzip so zusammenstellen, dass Sie zum Schluss Ihre Wunsch-App ohne Ecken und Kanten bekommen.
Das sind die Standard-Module im Veranstaltungs-App-Baukasten
Nutzer sehen den Ablauf der Veranstaltung und bekommen zu den einzelnen Programmpunkten weiterführende Informationen.
Hier hinterlegen Sie Bildmaterial für die Nutzer: Fotos, Infobilder und mehr.
Hier hinterlegen Sie die Adresse des Veranstaltungsortes mit praktischer Verknüpfung zu Google Maps. Mit zusätzlichen Wegbeschreibungen können Sie Ihren Teilnehmern helfen, zu Ihrer Veranstaltung zu finden.
Mithilfe eines Fragebogens können Teilnehmer hier wertvolles Feedback hinterlassen – während oder nach dem Event.
Zusatzmodule für die Individualisierung Ihrer Veranstaltungs-App
Ein zentrales Feature des Mobile Portal ist die Push-Funktion, mit deren Hilfe Sie Teilnehmern wichtige Nachrichten aufs Smartphone per Push-Message senden.
Hier tauschen sich Teilnehmer untereinander aus und senden sich persönliche Nachrichten zum Netzwerken und Kennenlernen. Der Chat kann auch Hilfestellungen geben. Das Veranstaltungsteam kann am Chat teilnehmen.
Hier finden sich zur Veranstaltung passende weiterführende Links auf Webseiten oder in den iOS App Store bzw. den Google Play Store.
Die Beacon-Funktion kommt primär für die Push-Nachrichten-Funktion zum Einsatz. Damit können diese Nachrichten gezielt an ein Bündel Teilnehmer versandt werden, die sich an einem bestimmten Ort aufhalten (etwa rund um einen definierten “Beacon”, z.B. ein Messestand).
Während einer Präsentation kann der Veranstalter hiermit Fragen an das Publikum stellen oder eine Abstimmung moderieren. Die Ergebnisse bekommt er per Echtzeit und kann diese in die Präsentation integrieren.
Hier haben alle Partner und Sponsoren Platz für Inhalte, um für sich zu werben.
Teilnehmer bekommen mit dieser Funktion einen Ansprechpartner zugewiesen, den sie bei Fragen und Schwierigkeiten direkt konsultieren können – mit Bild und Kontaktdaten.
Dieses Modul zeigt alle angemeldeten Personen mit einer Kurzbeschreibung und erleichtert sowohl Organisation als auch Kommunikation.
Hier sind für die Teilnehmer alle Referenten zu finden, die auf der Veranstaltung auftreten, wahlweise mit näheren Informationen wie einer Kurzbiographie.
Über dieses Modul sendet das Publikum Fragen an den Referenten. Dieser kann in Echtzeit darauf reagieren. Das ist z.B. ungemein praktisch für eine Q&A-Session nach einer Keynote-Rede.
Damit ist die Optik der App nicht statisch, stattdessen können Sie mehrere Bilder als Banner einstellen, die untereinander abwechseln. Das können Sie für eine effizientere Informationsstrategie nutzen.
Dieses Modul stellt ein rechtlich abgesichertes Impressum zur Verfügung.
Tipp: Sie können PRESTIGEenterprise kostenlos testen!
Eine Veranstaltungs-App muss effizient sein, sowohl für die Veranstalter, als auch insbesondere für die Teilnehmer. Diese App wird meist nur während einer Veranstaltung verwendet; umso weniger motiviert ist man als Teilnehmer, sich erstmal mit der App vertraut machen zu müssen, ehe man sie überhaupt nutzen kann. Mit einer perfekt auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittenen Veranstaltungs-App – wie die von PRESTIGEenterprise – erweitern Sie Ihr Angebot um ein leistungsfähiges Tool, das Ihre Teilnehmer mit praktischen Werkzeugen ausstattet.
Begeistern Sie Ihre Besucher mit Ihrem digitalen Angebot, statt sie zu überfordern. Heben Sie Ihre Veranstaltung auf das nächste Level – die Zukunft der Event-Branche ist digital.
