Data protection

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten und deren vertrauliche Behandlung hat bei uns hohe Priorität. Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt ausschließlich im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen des Datenschutzrechts, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (nachfolgend „DSGVO“). Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und über Ihre insoweit bestehenden Rechte im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung mit Ihnen.

1. Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne der Datenschutzgesetze ist:

Online Software AG
Forum 7
D-69126 Heidelberg
Tel.: T. +49 6221 40508-0

Fax: +49 6221 40508-777
e-mail: info@online-software-ag.de

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie wie folgt:

Online Software AG, Peter Walter, Forum 7, 69126 Heidelberg, Germany, Phone: +49 6221 40508-0, Email: peter.walter@online-software-ag.de

2. Gegenstand des Datenschutzes

Die in dieser Datenschutzerklärung verwendeten Begrifflichkeiten, wie z.B. „personenbezogene Daten“ oder deren „Verarbeitung“ entsprechen den Definitionen in Art. 4 DSGVO.

Gegenstand des Datenschutzes ist die Verarbeitung personenbezogener Daten. Dies sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person (sog. betroffene Person) beziehen.

Wir verarbeiten regelmäßig folgende Kategorien von Daten der Ansprechpartner unserer Interessenten, Kunden, Lieferanten und sonstigen Geschäftspartner:

• Stammdaten, insbesondere Ihr Name, Vorname, Anrede, Ihr Unternehmen und Ihre Funktion/ Position;

• Kontaktdaten, insbesondere Ihre Anschrift, postalisch sowie ggf. auch Telefon, Telefax und E-Mail;

• Vertragsdaten, insbesondere Daten, die Sie uns zur Durchführung eines Vertrages mitteilen;

• Rechnungs-/Zahlungsdaten, insbesondere Angaben zu Ihrer Zahlungsart und sonstige Daten im Rahmen der Rechnungsstellung und Zahlungsabwicklung;

• Inhaltsdaten, insbesondere die in der Korrespondenz zwischen uns ausgetauschten Daten.

Wir verarbeiten personenbezogene Daten unter Einhaltung der einschlägigen Datenschutzbestimmungen. Das bedeutet, dass Ihre Daten nur bei Vorliegen einer Einwilligung oder einer gesetzlichen Erlaubnis von uns verarbeitet werden, z. B. wenn die Datenverarbeitung zur Erbringung unserer vertraglichen Leistungen (z.B. Bearbeitung von Aufträgen) erforderlich oder gesetzlich vorgeschrieben ist.

Wir treffen organisatorische und technische Sicherheitsmaßnahmen entsprechend dem Stand der Technik, um sicherzustellen, dass die datenschutzrechtlichen Vorschriften eingehalten werden und um damit die durch uns verarbeiteten Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulationen, Verlust, Zerstörung oder gegen den Zugriff unberechtigter Personen zu schützen.

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Nachfolgend erhalten Sie einen Überblick über die Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung im Rahmen unserer Kontaktaufnahme oder Geschäftsbeziehung mit Ihnen.

3.1 Vertragserfüllung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, wenn dies für die Vorbereitung, den Abschluss oder die Durchführung eines Vertrages mit Ihnen erforderlich ist. Die Zwecke hängen vom Gegenstand des konkreten Vertrages ab und umfassen insbesondere

• die Erstellung und Bearbeitung von Angeboten;

• die Abwicklung geschlossener Verträge, z.B. Lieferung von Produkten, Erbringung von Leistungen;

• die Durchführung von Workshops und Schulungen;

• die Abwicklung von Zahlungen und die Verarbeitung von Daten zu Zwecken der Buchhaltung;

• die Betreuung und den Service vor, während und – soweit zulässig – nach Ende der Geschäftsbeziehung mit Ihnen;

• die Abwicklung etwaiger Gewährleistungsansprüche;

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt insoweit auf Basis von Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, soweit sie zu den oben genannten Zwecken erforderlich ist. Ohne diese Daten werden wir nicht in der Lage sein, den Vertrag mit Ihnen zu schließen und zu erfüllen.

Die von uns erhobenen Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies zur Erreichung der Zwecke, für die die Daten erhoben wurden, erforderlich ist. Dementsprechend löschen wir Ihre Daten im Regelfall dann, wenn die vertraglichen Leistungen vollständig erbracht und die Gewährleistungsfristen abgelaufen sind, es sei denn, wir sind aufgrund von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten zu einer darüberhinausgehenden Speicherung verpflichtet.

3.2 Erfüllung von Rechtspflichten

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten auch, um unsere gesetzlichen Verpflichtungen zu erfüllen. Diese können sich z.B. aus dem Handels-, dem Exportkontroll-, dem Steuer-, dem Geldwäsche-, dem Finanz- oder dem Strafrecht ergeben. Die genauen Zwecke der Verarbeitung ergeben sich dabei aus der jeweils einschlägigen gesetzlichen Verpflichtung, der wir nachkommen, in der Regel dient sie dem Zweck, gesetzliche Archivierungs- und Aufbewahrungspflichten oder staatliche Auskunftsansprüche oder -ersuchen zu erfüllen. Die Datenverarbeitung erfolgt insoweit auf Basis von Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO. Wir löschen die Daten nach Wegfall der rechtlichen Verpflichtung, soweit keine anderweitige Rechtsgrundlage eingreift.

3.3 Wahrung berechtigter Interessen

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten darüber hinaus auch zur Wahrung unserer berechtigten Interessen, z.B. zu den folgenden Zwecken:

• Speicherung in unserer Kundendatenbank, z.B. zur Ermöglichung einer Follow-up Kommunikation nach einem Erstkontakt auf einer Messe;<br>

• Durchführung von Kundenzufriedenheitsbefragungen, Marketingkampagnen, Marktanalysen, Gewinnspielen oder ähnlichen Aktionen (im gesetzlich erlaubten Rahmen);

• Beantwortung von nicht vertragsrelevanten Fragen und geschäftlicher Korrespondenz;

• Zusendung von Informationsmaterial, Preislisten und Veranstaltungshinweisen;

• Durchführung von Bonitätsprüfungen;

• Geltendmachung und Durchsetzung von Rechtsansprüchen;

• Optimierung der Sicherheit unserer Produkte, Leistungen und unserer Geschäftsabläufe;

Die Datenverarbeitung erfolgt insoweit auf Basis des Art. 6 Abs.1 lit. f) DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ergibt sich insoweit aus den jeweils oben dargestellten Zwecken.

Wir behalten uns ferner vor und weisen Sie ausdrücklich darauf hin, dass wir personenbezogene Daten, nämlich Ihren Namen und Ihre Kontaktdaten, die uns im Rahmen der Geschäftsanbahnung oder Geschäftsbeziehung von Ihnen überlassen wurden, auch zu dem Zweck verarbeiten, Ihnen insbesondere auch per E-Mail Informationen zu eigenen ähnlichen Produkten oder Leistungen zukommen zu lassen, wobei wir uns bei solchen Maßnahmen an die ggf. neben der DSGVO anwendbaren wettbewerbsrechtlichen Vorschriften halten werden. Sie können der Verwendung Ihrer Daten zu diesem Zweck und der Durchführung von Marketingmaßnahmen jederzeit widersprechen (siehe Ziffer 6 unten).

3.4 Einwilligung

Sollten wir personenbezogene Daten auf Basis Ihrer Einwilligung verarbeiten, so ergeben sich die konkreten Zwecke aus dem Inhalt der jeweiligen Einwilligungserklärung, z.B. um Ihnen E-Mails mit werblichen Inhalten zu unseren Produkten oder Leistungen zukommen zu lassen. Die Datenverarbeitung erfolgt in diesen Fällen auf Basis des Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO. Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitungen hierdurch berührt wird.

4. Empfänger personenbezogener Daten

Wir geben Ihre personenbezogenen Daten nur dann an externe Dritte weiter, wenn dies zur Abwicklung des Vertrages erforderlich ist, eine andere gesetzliche Erlaubnis besteht oder uns hierfür Ihre Einwilligung vorliegt. Die Übermittlung erfolgt dann jeweils auf Basis des Art. 6 Abs. 1 lit. a), lit. b), lit. c) und/ oder lit. f) DSGVO.

Externe Empfänger können Dienstleister sein, die wir mit der Erbringung von Leistungen im Rahmen einer Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO beauftragen (z.B. als Subunternehmer oder im Bereich der IT-Dienstleistungen, Marketing-Dienstleistungen oder Aktenvernichtung). Solche Auftrags Verarbeiter werden von uns sorgfältig ausgewählt und regelmäßig überprüft. Sie dürfen die Daten ausschließlich zu den von uns vorgegebenen Zwecken und nach unseren Weisungen verwenden. Daneben werden von uns auf Basis einer gesetzlichen Verpflichtung oder zur Wahrung unserer berechtigten Interessen Daten auch an externe Dienstleister weitergegeben, die in eigener Verantwortung fremde Fachleistungen für uns erbringen, wie z.B. Zahlungsdienstleister, Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer.

Ferner ist es möglich, dass wir aus gesetzlich zwingenden Gründen personenbezogene Daten an Behörden und staatliche Institutionen, wie z.B. Staatsanwaltschaften, Gerichte, Zoll- oder Finanzbehörden, übermitteln müssen.

Findet eine Datenübermittlung an Stellen statt, deren Sitz oder deren Ort der Datenverarbeitung nicht in einem Mitgliedstaat der Europäischen Union oder in einem anderen Vertragsstaat des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum gelegen ist, stellen wir vor der Weitergabe sicher, dass außerhalb von gesetzlich erlaubten Ausnahmefällen beim Empfänger entweder ein angemessenes Datenschutzniveau besteht oder Ihre Einwilligung in die Datenübermittlung vorliegt.

5. Speicherdauer und Löschung

Sofern in Ziffer 3 nicht anders angegeben, speichern wir Ihre personenbezogenen Daten nur solange, wie dies für die Erfüllung der Zwecke erforderlich ist, zu denen sie erhoben wurden, oder – im Falle einer Einwilligung – solange Sie die Einwilligung nicht widerrufen. Sofern eine anderweitige Rechtsgrundlage eine längere Speicherdauer erfordert, löschen wir Ihre Daten erst nach Wegfall dieser Rechtsgrundlage. Ein Erfordernis zur (weiteren) Speicherung Ihrer Daten kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten noch benötigt werden, um vertragliche Leistungen zur erfüllen, von Ihnen geltend gemachte Gewährleistungs- und ggf. Garantieansprüche prüfen zu können oder unseren gesetzlichen Aufbewahrungspflichten nachzukommen.

Im Falle eines Widerspruchs werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, ihre Weiterverarbeitung ist nach den einschlägigen gesetzlichen Bestimmungen erlaubt oder sogar verpflichtend vorgeschrieben. Wir löschen Ihre personenbezogenen Daten auch dann, wenn wir hierzu aus gesetzlichen Gründen verpflichtet sind.

6. Betroffenenrechte

Als von der Datenverarbeitung betroffener Person stehen Ihnen zahlreiche Rechte zur Verfügung. Im Einzelnen:

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Widerspruchsrecht gemäß Art. 21 DSGVO:

Sofern wir Ihre Daten aufgrund berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO) oder zur Wahrnehmung einer öffentlichen Aufgabe (Art. 6 Abs. 1 lit. e) DSGVO) verarbeiten, können Sie der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen. Ein Recht auf Widerspruch steht Ihnen im Übrigen gegen jede Art der Verarbeitung von Daten zu Zwecken der Direktwerbung zu.
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Bei Vorliegen der jeweils einschlägigen gesetzlichen Voraussetzungen stehen Ihnen darüber hinaus folgende weitere Rechte zu:

Widerruf der Einwilligung: Sofern Sie uns eine Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erteilt haben, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung Ihrer Daten bis zum Widerruf bleibt hiervon unberührt.

Auskunftsrecht: Sie haben das Recht, Auskunft über die von uns zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten.

Berichtigungs- und Löschungsrecht: Sie können von uns die Berichtigung falscher Daten und die Löschung Ihrer Daten verlangen.

Einschränkung der Verarbeitung: Sie können von uns verlangen, dass wir die Verarbeitung Ihrer Daten einschränken.

Datenübertragbarkeit: Sollten Sie uns Daten auf Basis eines Vertrages oder einer Einwilligung überlassen haben, so können Sie verlangen, dass Sie die von Ihnen bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format erhalten oder dass wir diese an einen anderen, von Ihnen genannten Verantwortlichen übermitteln.

Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde: Sie können zudem eine Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde einreichen, wenn Sie der Meinung sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen geltendes Recht verstößt. Sie können sich hierzu an die Datenschutzbehörde wenden, die für Ihren Sitz bzw. Ihr Land zuständig ist oder an die für uns zuständige Datenschutzbehörde. Eine Liste der Landesdatenschutzbeauftragten inkl. Kontaktdaten können Sie hier abrufen:

https://www.bfdi.bund.de/DE/Infothek/Anschriften_Links/anschriften_links-node.html

Bei Fragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, zu Ihren Betroffenenrechten und einer etwaigen erteilten Einwilligung können Sie sich unentgeltlich mit uns in Verbindung setzen. Wenden Sie sich zur Ausübung der Ihnen zustehenden Rechte bitte direkt an uns oder an unseren Datenschutzbeauftragten (Kontaktdaten siehe Ziffer 1). Bitte stellen Sie dabei sicher, dass uns eine eindeutige Identifizierung Ihrer Person möglich ist.

7. Stand

Von Zeit zu Zeit kann es erforderlich werden, den Inhalt der vorliegenden Datenschutzerklärung anzupassen. Wir behalten uns daher vor, diese jederzeit zu ändern. Es gilt die jeweils aktuelle Fassung unserer Datenschutzhinweise, die Sie unter dem folgenden Link abrufen können: https://online-software-ag.com/de/datenschutzerklaerung-der-online-software-ag/

Stand: 11.01.2019